Voordat men in een koffierobot investeert, denkt men eerst aan de prijs, de locatie en de marge. De regelgeving komt vaak later. Toch verkoopt een koffierobot dranken aan het publiek: hij valt onder de regels van de handel, de voedselhygiëne en de veiligheid. De stappen zijn niet zwaar, maar u moet ze kennen voordat u iets ondertekent.
Dit artikel overloopt de punten om na te gaan, in het Franse kader. Het vervangt niet het advies van een boekhouder, een jurist of de bevoegde overheidsdiensten: de regels hangen af van uw situatie en van de gekozen plek, en ze veranderen. De juiste reflex is elke vraag aan de juiste instantie te stellen voordat u zich verbindt.
Een kader kiezen voor de uitbating
Koffie verkopen aan het publiek is een handelsactiviteit. U hebt dus een structuur nodig om ze uit te oefenen: eenmanszaak, micro-onderneming (micro-entreprise) of vennootschap. De keuze heeft gevolgen voor de belastingen, de bescherming van uw privévermogen, de btw en de manier waarop u de machine afschrijft.
Enkele vragen om voor uw boekhouder voor te bereiden:
- Baat u de machine alleen uit of met vennoten?
- Wordt de machine door u persoonlijk of door een vennootschap gekocht?
- Plant u op termijn meerdere machines te plaatsen?
- Is het beoogde stelsel verenigbaar met de omzet die u verwacht?
De inschrijving van de activiteit gebeurt online, via het centrale loket voor ondernemingsformaliteiten (guichet unique). Op dat moment wordt de activiteitscode toegekend: beschrijf nauwkeurig wat u doet (verkoop van warme dranken in zelfbediening via een robot) om onaangename verrassingen te vermijden.
Voedselhygiëne: wat geldt voor een koffierobot
Een koffierobot bereidt dranken met koffie, water en vaak melk of andere ingrediënten. De uitbater is, zoals elke professional in de voedingssector, verantwoordelijk voor de veiligheid van wat hij verkoopt. Concreet betekent dat:
- de ingrediënten in goede omstandigheden bewaren en hun data respecteren;
- de machine reinigen volgens de instructies van de fabrikant en die reinigingen bijhouden;
- bij een probleem de herkomst van de gebruikte producten kunnen achterhalen;
- snel reageren als een ingrediënt wordt teruggeroepen.
Naargelang de gebruikte producten, met name die van dierlijke oorsprong zoals melk, kan een aangifte bij de veterinaire diensten van uw departement (de DDPP of de DDETSPP) worden gevraagd. Ook een opleiding voedselhygiëne kan verplicht of sterk aanbevolen zijn, afhankelijk van de precieze aard van de activiteit. Het eenvoudigst is die diensten rechtstreeks te contacteren met de beschrijving van uw project: zij zeggen u wat in uw geval geldt.
Een schriftelijk reinigingsplan en een bijgehouden onderhoudsboekje zijn in alle gevallen nuttig. Bij een controle tonen ze dat de hygiëne methodisch wordt opgevolgd.
De toestemming van de plaatsingsplek
Een koffierobot wordt altijd bij iemand geplaatst: een eigenaar, de beheerder van een winkelcentrum, een station, een bedrijf, een campus. Vóór alles hebt u een schriftelijke overeenkomst met die partner nodig. Ze legt doorgaans vast:
- de precieze locatie en de ingenomen oppervlakte;
- de duur van de plaatsing en de vertrekvoorwaarden;
- de tegenprestatie aan de plek (vaste huur, deel van de verkoop, of beide);
- wie elektriciteit en water betaalt als de machine die nodig heeft;
- de toegangsuren voor bijvullen en onderhoud;
- de eigen regels van de plek (veiligheid, verzekering, uitstraling).
Dat contract weegt rechtstreeks op uw marge. Neem het mee in uw berekeningen en baseer u voor de grootteorde op de investeringspagina.
Een bijzonder geval: de openbare weg. Een machine plaatsen op een stoep, een plein of een ruimte die van een lokale overheid afhangt, vereist een vergunning voor het gebruik van het openbaar domein, afgeleverd door het gemeentehuis of de beheerder. Ze is niet automatisch en kan betalend zijn. Als uw project zo'n plek beoogt, begin dan daar.
Elektriciteit, water en veiligheid
Een koffierobot heeft een geschikte stroomvoorziening nodig, en naargelang het model soms een wateraansluiting. Vóór de installatie moet u ter plaatse nagaan:
- dat het beschikbare vermogen volstaat en dat het stopcontact of de aansluiting conform is;
- dat de locatie geen nooduitgang of de doorgang van het publiek hindert;
- dat de vloer het gewicht van de machine draagt;
- dat de machine stabiel staat en beschermd is tegen stoten.
In voor het publiek toegankelijke inrichtingen, zoals een winkelcentrum of een station, heeft de beheerder zijn eigen veiligheidseisen. Vraag ze vanaf het begin op: ze kunnen de gekozen locatie bepalen. De technische fiche van de machine, beschikbaar op de pagina van de koffierobot, helpt u dat gesprek voor te bereiden.
De klant informeren: prijzen en allergenen
Een consument moet de prijs kennen voordat hij koopt. Op een koffierobot moeten het scherm of de aanduidingen van de machine dus duidelijk de prijs van elk drankje vermelden.
De regelgeving verplicht ook om de klant te informeren over de allergenen in wat hem wordt geserveerd, zelfs als het product niet verpakt is. Melk hoort daarbij. Voorzie een zichtbare informatie op of bij de machine, en werk die bij als u van ingrediënten verandert.
Als de machine betaling met kaart of contactloos toelaat, hoort ook het contract met uw bank of betaaldienstverlener bij de stappen die u moet voorzien.
Verzekering en aansprakelijkheid
Een machine die op een openbare plek staat, kan beschadigd of gestolen worden of een incident veroorzaken. Twee dekkingen moet u met uw verzekeraar bekijken:
- een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, die schade aan een klant of aan de plek dekt;
- een verzekering van de machine zelf, tegen diefstal, vandalisme en schade.
De eigenaar van de plek vraagt vaak een verzekeringsattest vóór de installatie. Denk ook aan de garantie van de machine: wat ze dekt, hoe lang, en wie tussenkomt bij een storing.
De btw en de boekhouding
De verkochte koffie is onderworpen aan btw, met een tarief dat afhangt van het soort verkoop. Uw fiscaal stelsel bepaalt of u ze factureert en terugvordert. Dat punt heeft een rechtstreeks effect op uw margeberekening: reken altijd exclusief belastingen, zoals uitgelegd in het artikel over hoe u het rendement van een koffierobot berekent.
Voor de boekhouding bewaart u de verkoopoverzichten van de machine, de aankoopfacturen van ingrediënten en de bewijzen van onderhoud. Ze dienen zowel voor uw boekhouder als om de werkelijke prestatie van uw locatie te volgen.
Een checklist voordat u zich verbindt
Samengevat zijn dit de vragen om te regelen voordat u investeert:
- Welke structuur voor de uitbating, en welk fiscaal stelsel?
- Welke hygiëneverplichtingen gelden voor uw project, volgens de diensten van uw departement?
- Hebt u een schriftelijke overeenkomst met de plek, en zijn de voorwaarden ervan in uw berekeningen opgenomen?
- Valt de locatie onder het openbaar domein?
- Zijn de elektriciteit, het water en de veiligheid van de plek verenigbaar met de machine?
- Zijn de prijzen en de allergenen duidelijk vermeld?
- Bent u verzekerd, en is de garantie van de machine duidelijk?
Twijfelt u nog over het soort project, dan helpt het artikel dat koffierobot, verkoopautomaat en franchise vergelijkt om de verbintenis van elke formule te situeren. En voor een project in een restaurant of in kantoren legt het artikel over de koffierobot in een restaurant of bedrijf uit wat u ter plaatse moet nagaan.
Hebt u een plek op het oog en vragen over de machine of over uw project? Neem contact met ons op, wij bekijken uw situatie samen met u.
