Bevor man in einen Kaffeeroboter investiert, denkt man zuerst an den Preis, den Standort und die Marge. Die Vorschriften kommen oft danach. Dabei verkauft ein Kaffeeroboter Getränke an die Öffentlichkeit: Er unterliegt den Regeln des Handels, der Lebensmittelhygiene und der Sicherheit. Die Schritte sind nicht aufwendig, aber man muss sie kennen, bevor man irgendetwas unterschreibt.
Dieser Artikel geht die zu prüfenden Punkte durch, im französischen Rahmen. Er ersetzt nicht den Rat eines Steuerberaters, eines Juristen oder der zuständigen Behörden: Die Regeln hängen von Ihrer Situation und vom gewählten Ort ab, und sie ändern sich. Der richtige Reflex ist, jede Frage der richtigen Behörde zu stellen, bevor Sie sich verpflichten.
Einen Rahmen für den Betrieb wählen
Kaffee an die Öffentlichkeit zu verkaufen ist eine gewerbliche Tätigkeit. Man braucht also eine Struktur, um sie auszuüben: Einzelunternehmen, Kleinunternehmen (micro-entreprise) oder Gesellschaft. Die Wahl hat Folgen für die Besteuerung, den Schutz Ihres Privatvermögens, die Mehrwertsteuer und die Art, die Maschine abzuschreiben.
Einige Fragen, die Sie für Ihren Steuerberater vorbereiten sollten:
- Betreiben Sie die Maschine allein oder mit Partnern?
- Wird die Maschine von Ihnen persönlich oder von einer Gesellschaft gekauft?
- Planen Sie, langfristig mehrere Maschinen aufzustellen?
- Passt die geplante Regelung zu dem Umsatz, den Sie prognostizieren?
Die Anmeldung der Tätigkeit erfolgt online, über das einheitliche Portal für Unternehmensformalitäten (guichet unique). Dabei wird der Tätigkeitscode vergeben: Beschreiben Sie genau, was Sie tun (Verkauf heißer Getränke in Selbstbedienung durch einen Roboter), um böse Überraschungen zu vermeiden.
Lebensmittelhygiene: was für einen Kaffeeroboter gilt
Ein Kaffeeroboter bereitet Getränke aus Kaffee, Wasser und oft Milch oder anderen Zutaten zu. Der Betreiber ist, wie jeder Lebensmittelunternehmer, für die Sicherheit dessen verantwortlich, was er verkauft. Konkret heißt das:
- die Zutaten unter guten Bedingungen lagern und ihre Haltbarkeitsdaten einhalten;
- die Maschine nach den Vorgaben des Herstellers reinigen und diese Reinigungen dokumentieren;
- im Problemfall die Herkunft der verwendeten Produkte zurückverfolgen können;
- schnell reagieren, wenn eine Zutat zurückgerufen wird.
Je nach verwendeten Produkten, insbesondere tierischen wie Milch, kann eine Meldung bei den Veterinärbehörden Ihres Départements (DDPP oder DDETSPP) verlangt werden. Auch eine Schulung in Lebensmittelhygiene kann je nach genauer Art der Tätigkeit vorgeschrieben oder dringend empfohlen sein. Am einfachsten ist es, diese Behörden direkt mit der Beschreibung Ihres Projekts anzusprechen: Sie sagen Ihnen, was in Ihrem Fall gilt.
Ein schriftlicher Reinigungsplan und ein aktuell geführtes Wartungsheft sind in jedem Fall nützlich. Bei einer Kontrolle zeigen sie, dass die Hygiene methodisch verfolgt wird.
Die Zustimmung des Aufstellungsortes
Ein Kaffeeroboter wird immer bei jemandem aufgestellt: einem Eigentümer, dem Betreiber eines Einkaufszentrums, einem Bahnhof, einem Unternehmen, einer Hochschule. Vor allem anderen brauchen Sie eine schriftliche Vereinbarung mit diesem Partner. Sie legt in der Regel fest:
- den genauen Standort und die belegte Fläche;
- die Dauer der Aufstellung und die Ausstiegsbedingungen;
- die Gegenleistung an den Ort (Festmiete, Umsatzanteil oder beides);
- wer Strom und Wasser bezahlt, falls die Maschine sie braucht;
- die Zugangszeiten für Nachfüllen und Pflege;
- die eigenen Regeln des Ortes (Sicherheit, Versicherung, Erscheinungsbild).
Dieser Vertrag wirkt direkt auf Ihre Marge. Berücksichtigen Sie ihn in Ihren Berechnungen und stützen Sie sich für die Größenordnungen auf die Investitionsseite.
Ein Sonderfall: der öffentliche Raum. Eine Maschine auf einem Gehweg, einem Platz oder einer Fläche aufzustellen, die einer Gebietskörperschaft untersteht, setzt eine Genehmigung zur Nutzung des öffentlichen Raums voraus, die das Rathaus oder der Verwalter erteilt. Sie ist nicht automatisch und kann kostenpflichtig sein. Wenn Ihr Projekt einen solchen Ort anpeilt, fangen Sie dort an.
Strom, Wasser und Sicherheit
Ein Kaffeeroboter braucht eine geeignete Stromversorgung und je nach Modell manchmal einen Wasseranschluss. Vor der Installation ist vor Ort zu prüfen:
- dass die verfügbare Leistung ausreicht und die Steckdose oder der Anschluss vorschriftsmäßig ist;
- dass der Standort keinen Notausgang und nicht den Publikumsverkehr behindert;
- dass der Boden das Gewicht der Maschine trägt;
- dass die Maschine stabil steht und gegen Stöße geschützt ist.
In öffentlich zugänglichen Einrichtungen wie einem Einkaufszentrum oder einem Bahnhof hat der Betreiber eigene Sicherheitsanforderungen. Fragen Sie von Anfang an danach: Sie können den gewählten Standort bestimmen. Das Datenblatt der Maschine auf der Seite des Kaffeeroboters hilft Ihnen, dieses Gespräch vorzubereiten.
Den Kunden informieren: Preise und Allergene
Ein Verbraucher muss den Preis vor dem Kauf kennen. Bei einem Kaffeeroboter müssen Bildschirm oder Anzeige der Maschine daher den Preis jedes Getränks klar angeben.
Die Vorschriften verlangen außerdem, den Kunden über die Allergene in dem zu informieren, was ihm serviert wird, auch wenn das Produkt nicht verpackt ist. Milch gehört dazu. Sehen Sie eine sichtbare Information an der Maschine oder in ihrer Nähe vor und aktualisieren Sie sie, wenn Sie Zutaten wechseln.
Wenn die Maschine Karten- oder kontaktlose Zahlung erlaubt, gehört auch der Vertrag mit Ihrer Bank oder Ihrem Zahlungsdienstleister zu den Schritten, die vorzubereiten sind.
Versicherung und Haftung
Eine an einem öffentlichen Ort aufgestellte Maschine kann beschädigt, gestohlen werden oder einen Zwischenfall verursachen. Zwei Absicherungen sind mit Ihrem Versicherer zu prüfen:
- eine Berufshaftpflichtversicherung, die Schäden an einem Kunden oder am Ort abdeckt;
- eine Versicherung der Maschine selbst, gegen Diebstahl, Vandalismus und Schäden.
Der Eigentümer des Ortes wird vor der Installation oft eine Versicherungsbestätigung verlangen. Denken Sie auch an die Garantie der Maschine: was sie abdeckt, wie lange, und wer bei einer Störung eingreift.
Mehrwertsteuer und Buchhaltung
Der verkaufte Kaffee unterliegt der Mehrwertsteuer, mit einem Satz, der von der Art des Verkaufs abhängt. Ihre Steuerregelung bestimmt, ob Sie sie in Rechnung stellen und zurückfordern. Dieser Punkt wirkt direkt auf Ihre Margenrechnung: Rechnen Sie immer netto, wie im Artikel über die Berechnung der Rentabilität eines Kaffeeroboters erklärt.
Für die Buchhaltung bewahren Sie die Verkaufsauszüge der Maschine, die Rechnungen für Zutaten und die Belege der Pflege auf. Sie dienen sowohl Ihrem Steuerberater als auch dazu, die tatsächliche Leistung Ihres Standorts zu verfolgen.
Eine Prüfliste, bevor Sie sich verpflichten
Zusammengefasst, hier die Fragen, die vor der Investition zu klären sind:
- Welche Struktur für den Betrieb, und welche Steuerregelung?
- Welche Hygienepflichten gelten für Ihr Projekt, laut den Behörden Ihres Départements?
- Haben Sie eine schriftliche Vereinbarung mit dem Ort, und sind ihre Bedingungen in Ihre Berechnungen eingeflossen?
- Gehört der Standort zum öffentlichen Raum?
- Sind Strom, Wasser und Sicherheit des Ortes mit der Maschine vereinbar?
- Sind Preise und Allergene klar ausgewiesen?
- Sind Sie versichert, und ist die Garantie der Maschine klar?
Wenn Sie noch beim Projekttyp zögern, hilft der Artikel, der Kaffeeroboter, Verkaufsautomat und Franchise vergleicht, die Bindung jedes Modells einzuordnen. Und für ein Projekt in einem Restaurant oder in Büros erläutert der Artikel über den Kaffeeroboter im Restaurant oder im Unternehmen, was vor Ort zu prüfen ist.
Sie haben einen Ort im Blick und Fragen zur Maschine oder zu Ihrem Projekt? Kontaktieren Sie uns, wir sehen uns Ihre Situation gemeinsam mit Ihnen an.
