Rentabilität eines Kaffeeroboters: Marge berechnen und Amortisation schätzen

Die Rentabilität eines Kaffeeroboters berechnet man vor dem Kauf, mit vier Zeilen: was die Maschine netto einnimmt, was jedes verkaufte Getränk kostet, die Fixkosten des Monats und dann die Zahl der Verkäufe, die sie decken. Daraus ergeben sich die monatliche Marge und die Amortisationsdauer. Dieser Leitfaden beschreibt jeden Schritt, die Fehler, die die Rechnung verfälschen, und wie Sie sie für Ihren eigenen Standort wiederholen.

Die Zahlen von ROBOKAFÉ (Maschinenpreis, Verkaufsannahmen, Margenszenarien) stehen hier nicht, sondern werden auf der Investitionsseite aktuell gehalten; deren Simulator wendet genau diese Methode an.

Was „rentabel“ für einen Kaffeeroboter bedeutet

Drei Zahlen werden oft verwechselt, und sie beantworten nicht dieselbe Frage.

• Die Marge pro Verkauf: der Nettopreis eines Getränks abzüglich dessen, was es in der Zubereitung und beim Kassieren kostet. Sie zeigt, ob der Verkaufspreis richtig gewählt ist.
• Die monatliche Marge: die Summe der Margen pro Verkauf des Monats abzüglich der Fixkosten. Das ist die Zahl, die der Simulator anzeigt, und sie zeigt, ob die Maschine ihre Kosten deckt.
• Was Ihnen bleibt: die monatliche Marge nach Steuern und Abgaben. Sie hängt von Ihrer Rechtsform und der Abschreibung der Maschine ab, behandelt in unserem Artikel zur Besteuerung eines Kaffeeroboters.

Dieser Artikel endet bei der monatlichen Marge vor Steuern und dann bei der Amortisation: Das ist die Grundlage, die Sie Ihrer Bank oder Ihrem Steuerberater vorlegen.

Schritt 1: der Nettoumsatz

Nettoumsatz = Bruttopreis ÷ (1 + MwSt.-Satz) × Zahl der Verkäufe.

Der Preis auf dem Display der Maschine ist brutto, also inklusive Steuern. Die eingenommene MwSt. gehört Ihnen nicht: Sie führen sie an den Staat ab. Rechnen Sie deshalb immer netto, sonst wirkt die Marge größer, als sie ist. Der Satz hängt vom Produkt und von der Art des Verzehrs ab; der Simulator nennt den Satz, den er in seinen Annahmen verwendet, und sollte von Ihrem Steuerberater bestätigt werden.

Der anzusetzende Preis ist nicht der Ihres günstigsten Getränks, sondern der durchschnittlich tatsächlich gezahlte Preis: Ein Espresso, ein Milchgetränk und ein eisgekühltes Getränk bringen nicht dieselbe Summe. Dieser Durchschnittspreis hängt von Ihrer Karte ab, Thema unseres Artikels zur Karte eines Kaffeeroboters.

Schritt 2: die variablen Kosten, Verkauf für Verkauf

Jedes verkaufte Getränk verbraucht etwas. Das sind die variablen Kosten, die proportional zur Zahl der Verkäufe anfallen:

• Kaffee, Milch, Zucker, Sirupe und Saucen;
• Becher und Deckel;
• die Gebühren für Kartenzahlungen, je nach Zahlungsdienstleister.

Marge pro Verkauf = Nettoverkaufspreis − variable Kosten eines Verkaufs.

Die Kosten der Zutaten hängen von Ihren Lieferanten und Rezepten ab: Ein Milchgetränk kostet mehr als ein Espresso. Der Simulator schätzt sie als Anteil am Verkaufspreis; sobald Sie die Angebote Ihrer Lieferanten haben, rechnen Sie mit Ihren eigenen Kosten neu. Bankgebühren wirken bei kleinen Beträgen stärker, als man denkt: Unser Artikel zum Zahlungsterminal eines Kaffeeroboters erklärt, wie man sie vergleicht.

Schritt 3: die Fixkosten des Monats

Sie fallen jeden Monat an, egal ob die Maschine viel oder wenig verkauft:

• der Standort: eine feste Miete an den Eigentümer des Ortes;
• der Support, optional, falls Sie ihn abschließen;
• Internet, Strom und Versicherung;
• die lokalen Abgaben, etwa die CFE (Cotisation foncière des entreprises, eine französische Gewerbeabgabe) ab dem zweiten Jahr, sowie das Honorar Ihres Steuerberaters.

Eine Gebühr, die als Anteil am Umsatz berechnet wird, ist keine Fixkost: Sie gehört zu den variablen Kosten, da sie dem Umsatz folgt. Das ist eine der Entscheidungen, die die Rechnung am stärksten verändern, behandelt in unserem Artikel zum Standortvertrag. Der Simulator dagegen rechnet den Standort als monatliche Miete, die Sie selbst zahlen.

Schritt 4: die Gewinnschwelle und die monatliche Marge

Gewinnschwelle (Verkäufe pro Tag) = Fixkosten des Monats ÷ (Marge pro Verkauf × Öffnungstage im Monat).

Die Gewinnschwelle ist die Zahl der Verkäufe pro Tag, ab der die Maschine ihre Fixkosten deckt. Darunter kostet jeder Monat Geld; darüber bringt jeder zusätzliche Verkauf seine volle Marge.

Monatliche Marge = Marge pro Verkauf × Verkäufe pro Tag × Öffnungstage − Fixkosten des Monats.

Zählen Sie die Öffnungstage des Ortes, nicht die der Maschine. Ein Automat kann Tag und Nacht verkaufen, aber ein Bürogebäude schließt am Wochenende und ein Einkaufszentrum abends. Vergleichen Sie dann die Gewinnschwelle mit dem Passantenstrom, den Sie vor Ort beobachtet haben: Ein Ort, der schon einen großen Teil seiner Laufkundschaft gewinnen muss, um die Gewinnschwelle zu erreichen, lässt wenig Spielraum für Fehler. Die Kriterien zur Beurteilung dieses Stroms stehen in unserem Artikel zur Wahl des Standorts.

Die Amortisation

Amortisationsdauer (in Monaten) = Anschaffungspreis der Maschine netto ÷ monatliche Marge.

Das ist die Zeit, bis die Marge den Kauf zurückgezahlt hat, vor Steuern. Wird die Maschine über einen Kredit oder Leasing finanziert, rechnen Sie die Finanzierungskosten zu den Fixkosten des Monats hinzu. Die Investitionsseite nennt, ab wie vielen Verkäufen pro Tag sich die Maschine in der angestrebten Frist amortisiert, und der Simulator gibt die Amortisationsdauer für jedes seiner Szenarien an.

Bedenken Sie, dass diese Dauern Prognosen sind: Noch betreibt kein Kunde von ROBOKAFÉ eine Maschine, und allein der tatsächliche Passantenstrom des Ortes entscheidet über die Verkäufe.

Drei Szenarien statt eines

Eine einzige Rechnung erzeugt einen Eindruck von Genauigkeit, den es nicht gibt. Rechnen Sie drei:

1. Vorsichtig: die Zahl der Verkäufe, die Sie mit ziemlicher Sicherheit erreichen, auch in schwachen Monaten.
2. Erwartet: was der beobachtete Passantenstrom erhoffen lässt.
3. Günstig: was eintritt, wenn der Ort seine Versprechen hält.

Das Projekt ist solide, wenn das vorsichtige Szenario über der Gewinnschwelle bleibt. Wird es nur im günstigen Szenario rentabel, suchen Sie einen anderen Standort oder eine niedrigere Gebühr. Der Simulator der Investitionsseite zeigt seine eigenen Stufen nach demselben Prinzip.

Rechnen Sie außerdem über zwölf Monate statt mit einem Durchschnittsmonat: Die Verkäufe folgen dem Kalender des Ortes (Ferien, Feiertage, Saison). Unser Artikel zu den Risiken einer Investition in einen Kaffeeautomaten zeigt, wie man das berücksichtigt.

Was die Marge verändert

Nach Bedeutung geordnet:

• die Zahl der Verkäufe pro Tag, also der Standort. Keine Einstellung gleicht einen Ort ohne Passanten aus.
• der Verkaufspreis, den Sie selbst in der Verwaltungs-App festlegen.
• die Kosten des Standorts, fix oder umsatzabhängig, über die Sie verhandeln.
• die Kosten der Zutaten, abhängig von Ihren Lieferanten und Rezepten.
• die Verfügbarkeit der Maschine: Ein Engpass oder eine unbemerkte Störung bedeutet einen Tag ohne Verkäufe, während die Kosten weiterlaufen.

Sobald die Maschine in Betrieb ist, werden dieselben Zeilen jeden Monat verfolgt: Unser Artikel zum Dashboard eines Kaffeeroboters listet die Kennzahlen auf, die man beobachten sollte.

Die Fehler, die die Rechnung verfälschen

• In Brutto rechnen. Die MwSt. gehört nicht Ihnen; sie einzurechnen blaht die Marge auf.
• Den niedrigsten Preis als Durchschnittspreis nehmen, oder umgekehrt den höchsten.
• Alle Tage des Monats zählen, obwohl der Ort am Wochenende oder im Sommer schließt.
• Die kleinen Kosten vergessen: Kartengebühren, Versicherung, Internet, lokale Abgaben.
• Die Prognose auf einem Spitzenmonat aufbauen und dann mit zwölf multiplizieren.
• Die eigene Zeit vergessen: Nachfüllen und Reinigen brauchen wenig Zeit, aber wenn der Ort weit von Ihnen entfernt ist, zählen auch die Fahrten.
• Marge und Liquidität verwechseln: Die Maschine wird beim Kauf bezahlt, oder im Takt der Finanzierung, während sie sich über mehrere Jahre amortisiert.

Die Rechnung für Ihren Standort

Die Methode besteht aus vier Schritten und zählt nur durch die Zahlen, die man einsetzt. Beginnen Sie mit dem Simulator der Investitionsseite: Stellen Sie die Verkäufe pro Tag, den Durchschnittspreis und die Kosten Ihres Standorts ein und vergleichen Sie die Szenarien. Wiederholen Sie die Rechnung danach mit Ihren echten Lieferantenangeboten und der verhandelten Gebühr.

Um die Maschine kennenzulernen, lesen Sie die Seite zum Kaffeeroboter. Wenn Sie einen Ort im Blick haben, beschreiben Sie ihn uns: Wir rechnen gemeinsam mit Ihnen auf Ihren Annahmen und sagen Ihnen, was noch zu prüfen ist.