Am Kaffeeroboter steht niemand an der Kasse: Das Zahlungsterminal ist das Einzige, das kassiert. Wenn es eine Karte ablehnt, die Verbindung verliert oder ausfällt, ist der Verkauf verloren, und oft sehen Sie es nicht einmal. Seine Auswahl und Überwachung wirken sich deshalb direkt auf die Marge und die Rentabilität der Maschine aus, genauso wie der Standort oder die Produkte. Hier ist, worauf Sie vor einer Investition achten sollten.
Das Terminal ist die Kasse eines Verkaufspunkts ohne Verkäufer
In einem klassischen Café sagt der Kellner, wenn das Kartenlesegerät nicht funktioniert, dass man bar zahlen oder später bezahlen kann. Vor einem Roboter hat der Kunde niemanden, mit dem er sprechen könnte. Er versucht es noch einmal und geht dann weg.
Ein Kaffee ist schnell gekauft und kostet wenig. Der Kunde wartet nicht zehn Minuten, sondern holt sich seinen Kaffee woanders. Eine Stunde Ausfall in der Vormittagspause, etwa an einem Bahnhof oder in einem Bürogebäude, kostet mehr als ein ganzer Ausfalltag an einem sonntags verlassenen Ort.
Die Marge eines Kaffeeroboters hängt von der Zahl der verkauften Getränke, vom Standort und von den angebotenen Produkten ab. Die Referenzzahlen (Preise, Marge pro Getränk, Szenarien) sind auf der Seite zur Investition ausführlich und aktuell dargestellt. Die Zahlung erzeugt keine Verkäufe, kann aber sehr viele kosten.
Die Zahlungsarten, die Sie annehmen sollten
Je mehr Möglichkeiten der Kunde zum Bezahlen hat, desto weniger verlieren Sie. Die gängigen Arten sind:
- die kontaktlose Kreditkarte, mittlerweile die natürlichste Geste bei kleinen Beträgen;
- die Bezahlung per Handy oder Uhr, die ein Teil des Publikums sehr häufig nutzt;
- die Kreditkarte mit PIN, für höhere Beträge oder Karten, die sie verlangen;
- Bargeld, das manche Kunden weiterhin erwarten.
Jede Zahlungsart hat ihre Einschränkungen. Bargeld erfordert regelmäßiges Leeren, Zählen, Wechselgeld und besondere Aufmerksamkeit gegenüber Diebstahl, und ein Münzprüfer ist ein zusätzliches mechanisches Teil, das klemmen kann. Karten- oder Handyzahlungen ersparen diese Arbeit, kosten aber bei jedem Verkauf eine Provision.
Die passende Wahl hängt vom Ort ab. Ein Campus, ein Bahnhof, ein Fitnessstudio und ein Bürogebäude haben nicht das gleiche Publikum und nicht die gleichen Gewohnheiten. In Unternehmen kann sich zusätzlich die Frage nach einem Firmenausweis oder einer internen Zahlungsart stellen: Das ist gemeinsam mit dem Standort und dem Zahlungsdienstleister zu klären.
Die Verbindung, der vergessene Schwachpunkt
Für die meisten Kartenzahlungen muss das Terminal innerhalb weniger Sekunden die Bank erreichen. Ohne Verbindung lehnt es die Zahlungen ab oder stellt sie je nach Einstellung in die Warteschleife, und der Kunde geht ohne Getränk.
Im Allgemeinen gibt es drei Lösungen: das Mobilfunknetz, das WLAN vor Ort oder ein Netzwerkkabel. Jede hat ihre Risiken:
- das Mobilfunknetz schwächelt in Untergeschossen, auf Parkplätzen, in sehr abgeschotteten Einkaufszentren oder in bestimmten Bereichen von Bahnhöfen;
- das WLAN vor Ort hängt von einem Dritten ab: ein geändertes Passwort, ein neu gestarteter Router oder ein nächtlicher Ausfall reichen, um die Verkäufe zu stoppen;
- ein Netzwerkkabel ist zuverlässiger, aber es braucht eine Steckdose genau an dem Ort, an dem die Maschine steht.
Testen Sie das Signal am vorgesehenen Standort, vor der Unterschrift und zu mehreren Tageszeiten. Wenn die Maschine vom Netz oder vom Strom des Standorts abhängt, halten Sie das im Vertrag fest: Der Artikel zum Standortvertrag für einen Kaffeeroboter beschreibt die Klauseln, über die Sie verhandeln sollten.
Provisionen und Gebühren: was von jedem Verkauf abgeht
Jede Kartenzahlung kostet etwas. Je nach Anbieter kann sie eine Provision pro Transaktion (prozentual, als Festbetrag oder beides), ein monatliches Abonnement und Gebühren für das Terminal selbst umfassen.
Bei kleinen Beträgen fällt eine feste Gebühr pro Transaktion proportional stärker ins Gewicht als bei einem großen Einkauf. Vergleichen Sie Angebote deshalb anhand Ihres tatsächlichen durchschnittlichen Warenkorbs und nicht anhand eines Beispiels mit 50 Euro. Zwei Angebote, die ähnlich wirken, können bei Tausenden Kaffees im Jahr einen spürbaren Unterschied machen.
Achten Sie außerdem auf die Frist, nach der die Einnahmen auf Ihrem Konto gutgeschrieben werden: Sie beeinflusst Ihre Liquidität, vor allem zu Beginn. Alle diese Kosten fließen in die Margenrechnung ein, wie der Artikel zur Rentabilität eines Kaffeeroboters und zur Margenberechnung erklärt.
Ausfälle und Störungen: sie erkennen, bevor Ihre Kunden es merken
Ein Terminal kann auf vielerlei Weise ausfallen: Es geht offline, sein kontaktloser Leser reagiert nicht mehr, ein Update bleibt hängen, der Bildschirm friert ein oder es lehnt Zahlungen reihenweise ab, weil beim Anbieter eine Störung vorliegt.
Der teuerste Ausfall ist der, den man nicht sieht. Eine Maschine, die ihre Getränke normal anzeigt, aber nichts mehr kassiert, kann einen ganzen Tag Umsatz kosten, bevor es jemand bemerkt. Stellen Sie vor der Investition diese Fragen:
- Werden Sie aus der Ferne benachrichtigt, wenn das Terminal nicht mehr funktioniert oder Zahlungen fehlschlagen?
- Können Sie das Transaktionsprotokoll in Echtzeit einsehen?
- Wer greift im Störungsfall ein (der Verkäufer der Maschine, der Zahlungsdienstleister, Sie selbst) und innerhalb welcher Frist?
- Ist ein Ersatzteil schnell verfügbar?
Zwei voneinander unabhängige Zahlungsarten begrenzen den Schaden ebenfalls: Fällt eine aus, kassiert die andere weiter. Der Artikel zu den Risiken einer Investition in einen Kaffeeautomaten ordnet diese Ausfälle unter den übrigen Risiken ein, die Sie einplanen sollten.
Erstattungen: der Kunde hat bezahlt, bekommt aber kein Getränk
Es kommt vor, dass eine Zahlung angenommen wird und das Getränk nicht ausgegeben wird: Produkt ausverkauft, Fehler bei der Zubereitung, fehlender Becher. Entscheidend ist dann, wie der Kunde sein Geld zurückbekommt.
Prüfen Sie, ob die Erstattung automatisch oder manuell erfolgt, welche Kontaktangabe an der Maschine und im Netz angezeigt wird und innerhalb welcher Frist der Kunde erstattet wird. Ein Kunde, der schlecht erstattet wird, kommt nicht wieder und erzählt es weiter, persönlich oder online. Die Angaben, die an der Maschine erscheinen müssen, gehören zu den Punkten, die im Artikel zur Regulierung eines Kaffeeroboters behandelt werden.
Die Fragen, die Sie vor der Investition stellen sollten
Bevor Sie eine Maschine und einen Zahlungsdienstleister auswählen, klären Sie diese Punkte:
- Welche Zahlungsarten akzeptiert die Maschine, und lassen sich weitere hinzufügen?
- Ist das Terminal im Lieferumfang der Maschine enthalten oder müssen Sie es separat abonnieren, und bei wem?
- Welche Verbindung nutzt es, und reicht das Signal am vorgesehenen Standort aus?
- Wie hoch sind die Provisionen und festen Gebühren, berechnet auf Ihren durchschnittlichen Warenkorb?
- Wie werden Sie über einen Ausfall informiert, und wer repariert ihn?
- Wie wird ein Kunde erstattet, dessen Getränk nicht ausgegeben wurde?
- Lassen sich die von der Maschine erfassten Verkäufe leicht mit den Bankeingängen abgleichen?
Dieser letzte Punkt wird oft übersehen. Dabei vereinfacht er Ihre Buchhaltung und Ihre Umsatzsteuererklärung, die im Artikel zur Besteuerung eines Kaffeeroboters dargestellt werden.
Die Zahlungen in Ihrem Dashboard verfolgen
Sobald die Maschine in Betrieb ist, wird die Zahlung wie alles andere überwacht. Vier Kennzahlen genügen:
- der Anteil abgelehnter oder abgebrochener Zahlungen;
- die Zeit offline im Monat;
- der Anteil jeder Zahlungsart am Umsatz;
- die Summe aller Provisionen und Gebühren im Verhältnis zum Umsatz.
Eine steigende Ablehnungsquote oder wiederkehrende Unterbrechungen zur selben Uhrzeit deuten oft auf ein Verbindungs- oder Gerätproblem hin, das Sie beheben sollten, bevor es zu teuer wird. Der Artikel zum Dashboard eines Kaffeeroboters erklärt, wie Sie diese Zahlen in die monatliche Margenkontrolle einbauen.
Ein technisches Detail, das die Marge belastet
Das Zahlungsterminal allein wird nie einen zusätzlichen Kaffee verkaufen. Ist es aber schlecht gewählt, schlecht angebunden oder schlecht überwacht, kann es einen Teil der Marge eines guten Standorts aufzehren. Die Prüfung vor der Investition braucht wenig Zeit. Um die Maschine kennenzulernen, sehen Sie sich die Seite zum Kaffeeroboter an; für die Zahlen die Seite zur Investition.
Wenn Sie diese Punkte für Ihr Projekt durchgehen möchten, können Sie uns kontaktieren: Wir sprechen sie unverbindlich und in aller Einfachheit durch.
