Bij een koffierobot staat niemand achter de kassa: de betaalterminal is de enige die betalingen int. Als hij een kaart weigert, de verbinding verliest of uitvalt, is de verkoop verloren, vaak zonder dat u het merkt. De keuze en de opvolging ervan wegen dus rechtstreeks op de marge en de rentabiliteit van de machine, net als de locatie of de producten. Dit is wat u moet bekijken voor u investeert.
De terminal is de kassa van een verkooppunt zonder verkoper
In een klassiek café, wanneer de betaalterminal voor bankkaarten het niet meer doet, stelt de serveerster voor om contant te betalen of later te betalen. Voor een robot heeft de klant niemand om mee te praten. Hij probeert het een tweede keer en gaat dan weg.
Een koffie kopen gaat snel en het bedrag is klein. De klant wacht niet tien minuten en gaat zijn koffie elders halen. Een uur storing op het moment van de ochtendpauze, in een station of op kantoren, kost meer dan een dag storing op een zondag op een verlaten plek.
De marge van een koffierobot hangt af van het aantal verkochte dranken, de locatie en de aangeboden producten. De referentiecijfers (prijzen, marge per drank, scenario's) staan uitgebreid en up-to-date op de investeringspagina. Betalen creëert geen verkopen, maar het kan er wel veel doen verloren gaan.
De betaalmiddelen die u moet aanvaarden
Hoe meer manieren de klant heeft om te betalen, hoe minder u verliest. De gangbare middelen zijn:
- de bankkaart zonder contact, die voor kleine bedragen de meest natuurlijke handeling is geworden;
- betalen met telefoon of horloge, erg gebruikt door een deel van het publiek;
- de bankkaart met pincode, voor hogere bedragen of kaarten die die vereisen;
- contant geld, nog altijd verwacht door sommige klanten.
Elk betaalmiddel heeft zijn beperkingen. Contant geld vraagt regelmatig ophalen, tellen, wisselgeld teruggeven en extra aandacht voor diefstalrisico, en een muntontvanger is een mechanisch onderdeel extra dat kan vastlopen. Betalingen met kaart of telefoon vermijden deze handelingen, maar kosten een commissie op elke verkoop.
De juiste keuze hangt af van de plek. Een campus, een station, een sportzaal en een kantoorgebouw hebben niet hetzelfde publiek noch dezelfde gewoonten. In een bedrijf kan de vraag naar een badge of een intern betaalmiddel ook rijzen: dat moet men bestuderen met de locatie en met de betaaldienstverlener.
De verbinding, het zwakke punt dat men vergeet
Voor de meeste kaartbetalingen moet de terminal de bank binnen enkele seconden bereiken. Zonder verbinding weigert hij de betalingen of zet hij ze in de wachtrij, afhankelijk van zijn instellingen, en de klant vertrekt zonder drank.
Er bestaan doorgaans drie oplossingen: het mobiele netwerk, het wifi van de locatie of een netwerkkabel. Elk heeft zijn risico's:
- het mobiele netwerk doet het slecht in een kelder, een parking, een sterk afgesloten winkelcentrum of bepaalde zones in een station;
- het wifi van de locatie hangt af van een derde: een gewijzigd wachtwoord, een herstarte modem of een stroomonderbreking 's nachts volstaan om de verkoop stil te leggen;
- een netwerkkabel is betrouwbaarder, maar er moet een aansluiting beschikbaar zijn op de exacte plek van de machine.
Test het signaal op de geplande plek voor u tekent, op meerdere uren van de dag. Als de machine afhangt van het netwerk of de elektriciteit van de locatie, schrijf dat dan in het contract: het artikel over het locatiecontract van een koffierobot beschrijft de clausules die u moet onderhandelen.
Commissies en kosten: wat van elke verkoop wordt afgetrokken
Elke kaartbetaling heeft een kostprijs. Afhankelijk van de aanbieder kan die bestaan uit een commissie per transactie (in procent, als vast bedrag of beide), een maandelijks abonnement en kosten verbonden aan de terminal zelf.
Bij een klein bedrag weegt een vaste kost per transactie proportioneel zwaarder dan bij een grote aankoop. Vergelijk de aanbiedingen dus op uw werkelijke gemiddelde bon, en niet op een voorbeeld van 50 euro. Twee aanbiedingen die dicht bij elkaar lijken, kunnen over duizenden koffies per jaar een merkbaar verschil geven.
Let ook op de termijn waarin de ontvangsten op uw rekening worden gestort: die beïnvloedt uw liquiditeit, vooral bij de start. Al die kosten gaan mee in de margeberekening, zoals het artikel over de rentabiliteit van een koffierobot en de margeberekening uitlegt.
Storingen en verstoringen: ze opsporen voor uw klanten
Een terminal kan op veel manieren ontregelen: hij valt offline, zijn contactloze lezer reageert niet meer, een update loopt vast, zijn scherm bevriest, of hij weigert betalingen achter elkaar door een verstoring bij de aanbieder.
De duurste storing is die je niet ziet. Een machine die de dranken normaal toont maar niets meer int, kan een volledige dag aan verkopen verliezen voor iemand het merkt. Stel deze vragen voor u investeert:
- wordt u op afstand gewaarschuwd wanneer de terminal niet meer werkt of wanneer betalingen mislukken?
- kunt u het transactiejournaal in real time raadplegen?
- wie komt tussenbeide bij een storing (de verkoper van de machine, de betaaldienstverlener, uzelf) en binnen welke termijn?
- is er snel een vervangonderdeel beschikbaar?
Twee onafhankelijke betaalmiddelen aanvaarden beperkt de schade eveneens: als de ene uitvalt, blijft de andere innen. Het artikel over de risico's van een investering in een automaat voor koffie plaatst deze storingen tussen de andere risico's waarop u moet anticiperen.
Terugbetalingen: de klant die betaald heeft maar niets kreeg
Het gebeurt dat een betaling wordt geaccepteerd en de drank niet wordt afgeleverd: product op, bereidingsincident, bekertje ontbreekt. Wat dan telt, is de manier waarop de klant zijn geld terugkrijgt.
Controleer of de terugbetaling automatisch of handmatig verloopt, welk contact op de machine wordt getoond en binnen welke termijn de klant wordt terugbetaald. Een klant die slecht is terugbetaald, komt niet terug en vertelt het aan zijn omgeving of online. De informatie die op de machine moet staan, hoort bij de punten die worden behandeld in het artikel over de regelgeving voor een koffierobot.
De vragen die u moet stellen voor u investeert
Maak, voor u een machine en een betaaldienstverlener kiest, de balans op aan de hand van deze vragen:
- Welke betaalmiddelen aanvaardt de machine, en kunnen er andere worden toegevoegd?
- Wordt de terminal meegeleverd met de machine of moet hij apart worden genomen, en bij wie?
- Welke verbinding gebruikt hij, en is het signaal voldoende op de beoogde locatie?
- Hoeveel kosten de commissies en vaste kosten, berekend op uw gemiddelde bon?
- Hoe wordt u gewaarschuwd bij een storing, en wie herstelt die?
- Hoe wordt een klant terugbetaald wanneer zijn drank niet wordt afgeleverd?
- Komen de verkopen die de machine registreert gemakkelijk overeen met de bankontvangsten?
Dit laatste punt wordt vaak over het hoofd gezien. Het vereenvoudigt nochtans uw boekhouding en de btw-aangifte, die worden besproken in het artikel over de fiscaliteit van een koffierobot.
Het betalen volgen in uw dashboard
Eens de machine in dienst is, volgt men de betalingen op zoals al het andere. Vier indicatoren volstaan:
- het aandeel geweigerde of afgebroken betalingen;
- de tijd offline in de maand;
- het aandeel van elk betaalmiddel in de verkopen;
- het totaal van commissies en kosten, uitgedrukt als percentage van de omzet.
Een stijgend aandeel weigeringen of herhaalde onderbrekingen op hetzelfde uur wijzen vaak op een verbindings- of materiaalprobleem, dat moet worden opgelost voor het te duur wordt. Het artikel over het dashboard van een koffierobot legt uit hoe u deze cijfers in de maandelijkse opvolging van de marge integreert.
Een technisch detail dat op de marge weegt
De betaalterminal laat op zichzelf nooit één koffie meer verkopen. Maar als hij slecht gekozen, slecht verbonden of slecht opgevolgd is, kan hij een deel van de marge van een goede locatie uithollen. Dat controleren vóór u investeert, kost weinig tijd. Om de machine te ontdekken, bekijkt u de pagina over de koffierobot; voor de cijfers, de investeringspagina.
Als u deze punten wilt doornemen voor uw project, kunt u contact met ons opnemen: we bespreken het eenvoudig, zonder verplichting.
