De rentabiliteit van een koffierobot begint niet pas op de dag van de installatie, daar wordt ze juist bepaald. Eenmaal de machine geplaatst is, vertellen enkele indicatoren die u elke maand op een eenvoudig dashboard bijhoudt u waar uw marge vandaan komt, wat ze drukt en wat u kunt corrigeren. Hieronder staan de cijfers om te bekijken, in welke volgorde, en de vragen die u vóór de aankoop moet stellen om ze te kunnen volgen.
Waarom cijfers bijhouden bij een machine die alleen werkt
Een koffierobot verkoopt zonder personeel, maar hij stuurt zichzelf niet. Twee identieke machines kunnen zeer verschillende marges opleveren, afhankelijk van de locatie, het aanbod, de prijzen en de tijd dat ze daadwerkelijk in bedrijf zijn.
Een automatisch verkooppunt heeft wel een voordeel ten opzichte van een gewoon café: elke verkoop loopt via de machine en kan dus geteld worden. U hoeft niet te raden wat goed loopt. U moet wel de juiste cijfers bekijken, en regelmatig.
Het doel is niet om statistieken op te stapelen. Het gaat erom elke maand drie eenvoudige vragen te beantwoorden:
- verkoopt de machine zoveel als verwacht?
- levert elke verkoop op wat ze zou moeten opleveren?
- wat kost meer dan gepland?
De verkoop per dag, en vooral per uur
De eerste indicator is het aantal verkochte dranken per dag. Die weegt het zwaarst op de rentabiliteit en hangt het sterkst af van de locatie.
Het maandgemiddelde volstaat niet. Kijk naar de verdeling:
- per dag van de week: een kantoorlocatie verkoopt vooral in de week, een winkelcentrum op zaterdag;
- per uur: de piek in de ochtend, tijdens de lunchpauze of bij het uitgaan van de school laat zien wanneer uw publiek langskomt;
- per maand: het weer, de vakantie en de evenementen op de locatie bepalen de drukte.
Deze curves zijn bedoeld om actie op te nemen. Een zeer duidelijke piek op één bepaald uur wijst op een moment waarop de machine beslist niet leeg mag zijn of kapot mag zijn. Hele dagen met zeer weinig verkoop kunnen aanleiding geven tot een gesprek met de locatie over de zichtbaarheid van de machine of de plek ervan in het gebouw. De criteria om een locatie te beoordelen staan uitgebreid in ons artikel over de keuze van de locatie.
De gemiddelde bon en het gewicht van elke drank
De tweede indicator is het gemiddelde bedrag van een verkoop. Dat stijgt wanneer klanten meer uitgebreide dranken kiezen, grotere formaten, of een optie toevoegen.
Volg ook het aandeel van elke drank in de verkoop. U zult snel zien dat een klein deel van het assortiment het grootste deel van het volume maakt. Dat is op zich geen probleem, maar het roept twee vragen op:
- leveren de dranken die het meest verkocht worden ook de meeste winst op?
- verdienen de dranken die nauwelijks verkocht worden nog een plaats op het scherm?
Een weinig gevraagde drank schrappen vereenvoudigt het bijvullen en zet de dranken die ertoe doen in de kijker. Een seizoensdrank toevoegen kan juist de belangstelling van vaste klanten opnieuw aanwakkeren. Ons artikel over het menu van een koffierobot legt uit hoe u de kaart samenstelt en laat evolueren.
De grondstofkosten per drank
De marge van een verkoop is de prijs exclusief btw min wat ze verbruikt: koffie, melk, siroop, bekertje, deksel. Die grondstofkosten verschillen van drank tot drank en bewegen mee met de inkoopprijzen.
Bereken ze minstens één keer voor elke drank op de kaart, en herbereken ze bij elke wijziging van de inkoopprijs. Vergelijk daarna twee cijfers:
- de hoeveelheid verbruiksartikelen die u in de maand heeft ingekocht;
- de hoeveelheid die uw verkopen hadden moeten verbruiken.
Een groot verschil wijst op iets anders dan een simpele prijsstijging: een doseerinstelling om na te kijken, verlies bij het bijvullen, weggegooide verlopen producten. Vaak schuilt hier een deel van de verloren marge.
De beschikbaarheid: de uren waarin de machine niets verkoopt
Een machine die kapot is of geen bekertjes, melk meer heeft, verkoopt niets. En die verloren uren vallen vaak op het slechtste moment, tijdens de pieken, wanneer de vraag het hoogst is.
Noteer elke maand:
- het aantal stilstanden en hun duur;
- de oorzaak: storing, ingrediënt op, betalingsprobleem, stroomonderbreking op de locatie;
- de tijd tussen de melding en het weer in dienst stellen.
Als er vaak leeggeraakt wordt, is het bijvulritme te traag voor het verkoopvolume. Als er vaak storingen zijn, moet dat met de klantenservice worden besproken. Ons artikel over de risico's van een automatische koffieverkoper gaat dieper in op dit punt, dat bij de investering vaak wordt onderschat.
De vaste kosten gedeeld door de verkopen
Sommige kosten hangen niet af van het aantal verkochte dranken: de vergoeding aan de locatie als die vast is, de verzekering, het onderhoudscontract, de internetverbinding, de tijd die u steekt in het bijvullen.
Deel ze elke maand door het aantal verkochte dranken. Dit cijfer laat zien hoeveel elke drank eerst moet terugverdienen voordat er echte marge ontstaat. Het daalt wanneer de verkopen stijgen, en het vertelt u vanaf welk volume de machine haar kosten dekt.
Als de vergoeding een deel van de verkopen is, volgt ze uw omzet: neem ze dan op in de margeberekening per drank. De verschillende formules en hun effect op de rentabiliteit worden uitgelegd in ons artikel over het locatiecontract.
Elke maand vergelijken met uw startprognose
Vóór de investering hebt u een prognose opgesteld: verkopen per dag, gemiddelde prijs, grondstofkosten, kosten. Die starttabel wordt uw referentiepunt.
Zet elke maand het geplande en het werkelijke naast elkaar. Het verschil wijst aan waar u moet ingrijpen:
- verkopen lager dan gepland: locatie, zichtbaarheid, openingsuren van de locatie, beschikbaarheid van de machine;
- gemiddelde bon lager dan gepland: aanbod, prijzen, promotie van dranken;
- grondstofkosten hoger dan gepland: inkoopprijzen, doseren, verlies;
- kosten hoger dan gepland: contract, stroomverbruik, interventies.
De eerste maanden dienen vaak als inwerkperiode: de gewoonten van de locatie moeten zich eerst vormen. Beoordeel een trend over meerdere maanden, niet op basis van één week. De methode om deze prognose op te stellen staat uitgelegd in ons artikel over de berekening van marge en terugverdientijd, en de cijfers als referentie vindt u op de pagina over investering.
Wat u moet controleren vóór de aankoop
Om deze indicatoren te volgen zonder er uw avonden aan kwijt te zijn, moet de vraag naar de gegevens al gesteld worden bij de keuze van de machine. Vraag vóór de investering:
- welke gegevens de machine registreert: verkoop per drank, per uur, per betaalmiddel;
- of u ze op afstand kunt raadplegen, of alleen ter plaatse;
- of u ze kunt exporteren naar een spreadsheet;
- of de machine u waarschuwt bij een storing of een leeggelopen product, en hoe;
- of u zelf een prijs kunt wijzigen of een drank kunt schrappen.
Deze antwoorden wegen net zo zwaar als de aankoopprijs: een machine die u goed kunt sturen levert meer op dan een machine die u bij elk bezoek opnieuw moet ontdekken.
Eén uur per maand
Het volgen vraagt geen zware organisatie. Vaak volstaat één uur per maand: de verkopen noteren, de marge per drank herberekenen, de stilstanden noteren, vergelijken met de prognose en één of twee acties kiezen voor de volgende maand. Een aanpassing van de kaart, een verschoven bijvulbeurt of een gesprek met de locatie.
Na verloop van tijd wordt dit dashboard ook een argument: tegenover de locatie die u onderdak biedt wanneer u opnieuw onderhandelt, tegenover uw bank wanneer u een tweede machine wilt financieren, of om te beoordelen of het zinvol is om naast de koffie een ijsrobot toe te voegen, zoals we uitleggen in dit artikel.
Wilt u zien hoe de gegevens van een koffierobot eruitzien of uw eigen prognose opstellen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
