A rentabilidade de um robô de café não termina no dia da instalação: é aí que ela começa a jogar-se. Depois de a máquina estar no lugar, alguns indicadores acompanhados todos os meses num painel simples dizem-lhe de onde vem a margem, o que a trava e o que pode corrigir. Eis os números a observar, por esta ordem, e as perguntas a fazer antes de comprar para os poder acompanhar.
Porque acompanhar números numa máquina que funciona sozinha
Um robô de café vende sem pessoal, mas não se pilota sozinho. Duas máquinas idênticas podem gerar margens muito diferentes conforme o local, a carta proposta, os preços e o tempo em que ficam realmente em serviço.
Um ponto de venda automático tem, no entanto, uma vantagem sobre um café clássico: cada venda passa pela máquina, pode por isso ser contada. Não tem de adivinhar o que funciona. Falta olhar para os indicadores certos, e olhar para eles com regularidade.
O objetivo não é acumular estatísticas. Trata-se de responder todos os meses a três perguntas simples:
- a máquina vende tanto quanto previsto?
- cada venda rende o que deveria?
- o que custa mais do que estava previsto?
As vendas por dia, e sobretudo por hora
O primeiro indicador é o número de bebidas vendidas por dia. É ele que mais pesa na rentabilidade, e é ele que mais depende do local.
A média mensal não basta. Olhe para a repartição:
- por dia da semana: um local de escritórios vende sobretudo durante a semana, um centro comercial ao sábado;
- por hora: os picos da manhã, da pausa do almoço ou da saída das aulas mostram quando passa o seu público;
- por mês: o tempo, as férias e os acontecimentos do local fazem variar a frequentação.
Estas curvas servem para agir. Um pico muito marcado a uma hora precisa indica um momento em que a máquina não deve, de modo algum, estar vazia ou avariada. Dias inteiros muito calmos podem justificar uma conversa com o local sobre a visibilidade da máquina ou sobre o seu lugar no edifício. Os critérios para avaliar um local estão detalhados no nosso artigo sobre a escolha do local.
O ticket médio e o peso de cada bebida
O segundo indicador é o montante médio de uma venda. Sobe quando os clientes escolhem bebidas mais elaboradas, maiores, ou acrescentam uma opção.
Acompanhe também a parte de cada bebida nas vendas. Verá depressa que uma pequena parte da carta faz a maior parte do volume. Isso não é um problema em si, mas levanta duas questões:
- as bebidas que mais se vendem são também as que mais rendem?
- as bebidas que quase não se vendem merecem o seu lugar no ecrã?
Retirar uma bebida pouco pedida simplifica o reabastecimento e põe em destaque as que contam. Acrescentar uma bebida de estação pode, pelo contrário, reavivar o interesse dos clientes habituais. O nosso artigo sobre a carta de um robô de café detalha como compor e fazer evoluir a carta.
O custo de matéria-prima por bebida
A margem de uma venda é o seu preço sem impostos menos aquilo que consome: café, leite, xarope, copo, tampa. Este custo de matéria-prima varia de uma bebida para outra e acompanha os preços dos seus fornecimentos.
Calcule-o pelo menos uma vez para cada bebida da carta e volte a calculá-lo sempre que mudar o preço de compra. Compare depois dois números:
- a quantidade de consumíveis comprada no mês;
- a quantidade que as suas vendas deveriam ter consumido.
Uma diferença importante sinaliza outra coisa além de uma simples subida de preços: um ajuste de dosagem a verificar, perdas no reabastecimento, produtos fora de prazo deitados fora. É frequentemente aí que se esconde uma parte da margem perdida.
A disponibilidade: as horas em que a máquina não vende
Uma máquina avariada, sem copos ou sem leite não vende nada. E estas horas perdidas caem muitas vezes no pior momento, durante os picos, quando o consumo é mais forte.
Anote todos os meses:
- o número de paragens e a sua duração;
- a causa: avaria, rutura de um ingrediente, problema de pagamento, corte de energia no local;
- o prazo entre o alerta e o restabelecimento do serviço.
Se as ruturas se repetem, a frequência de passagem para reabastecimento é demasiado espaçada para o volume de vendas. Se as avarias se repetem, é um assunto a tratar com o serviço pós-venda. O nosso artigo sobre os riscos de um distribuidor automático de café aborda este posto, muitas vezes subestimado no momento de investir.
Os custos fixos reportados às vendas
Alguns custos não dependem do número de bebidas vendidas: a retribuição paga ao local se for fixa, o seguro, o contrato de manutenção, a ligação, o tempo que passa a fazer o reabastecimento.
Reporte-os todos os meses ao número de bebidas vendidas. Este número mostra quanto cada bebida deve primeiro pagar antes de gerar uma margem real. Desce quando as vendas sobem, e diz-lhe a partir de que volume a máquina cobre os seus custos.
Se a retribuição for uma percentagem das vendas, ela acompanha o seu volume de negócios: integre-a então no cálculo da margem de cada bebida. As diferentes fórmulas e o seu efeito na rentabilidade são explicados no nosso artigo sobre o contrato de local.
Comparar cada mês com a sua previsão inicial
Antes de investir, construiu uma previsão: vendas por dia, preço médio, custo de matéria-prima, encargos. Esse quadro inicial torna-se o seu ponto de referência.
Todos os meses, ponha lado a lado o previsto e o real. A diferença diz-lhe onde agir:
- vendas abaixo do previsto: local, visibilidade, horário de abertura do local, disponibilidade da máquina;
- ticket médio abaixo do previsto: carta, preços, destaque das bebidas;
- custo de matéria-prima acima do previsto: preço de compra, dosagem, perdas;
- encargos acima do previsto: contrato, consumo elétrico, intervenções.
Os primeiros meses servem muitas vezes de período de rodagem: o tempo para que os hábitos do local se instalem. Avalie uma tendência ao longo de vários meses e não numa única semana. O método para construir esta previsão está detalhado no nosso artigo sobre o cálculo da margem e do retorno do investimento, e os dados de referência estão na página de investimento.
O que verificar antes de comprar
Para acompanhar estes indicadores sem passar as suas noites nisso, a questão dos dados coloca-se logo na escolha da máquina. Antes de investir, pergunte:
- que dados a máquina regista: vendas por bebida, por hora, por meio de pagamento;
- se pode consultá-los à distância ou apenas no local;
- se pode exportá-los para uma folha de cálculo;
- se a máquina o avisa de uma avaria ou de uma rutura, e como;
- se pode alterar um preço ou retirar uma bebida por si próprio.
Estas respostas pesam tanto como o preço de compra: uma máquina que se pilota bem rende mais do que uma máquina que se descobre a cada passagem.
Uma reunião de uma hora por mês
O acompanhamento não exige uma organização pesada. Uma hora por mês chega muitas vezes: registar as vendas, recalcular a margem por bebida, anotar as paragens, comparar com a previsão e decidir uma ou duas ações para o mês seguinte. Um ajuste da carta, uma passagem de reabastecimento adiada ou uma conversa com o local.
Com o passar dos meses, este painel torna-se também um argumento: perante o local que o acolhe para renegociar, perante o seu banco para financiar uma segunda máquina, ou para avaliar se é útil acrescentar um robô de gelados ao lado do café, como explicamos neste artigo.
Se quiser ver como se apresentam os dados de um robô de café ou preparar a sua própria previsão, não hesite em contactar-nos.
