La rentabilidad de un robot de café no se decide el día de la instalación: ahí es donde empieza a jugarse. Una vez que la máquina está en funcionamiento, unos pocos indicadores revisados cada mes en un sencillo panel de control le dicen de dónde viene su margen, qué lo frena y qué puede corregir. Estas son las cifras que conviene mirar, en qué orden, y las preguntas que debe hacerse antes de comprar para poder seguirlas.
Por qué seguir cifras en una máquina que funciona sola
Un robot de café vende sin personal, pero no se gestiona solo. Dos máquinas idénticas pueden generar márgenes muy distintos según la ubicación, la carta, los precios y el tiempo que realmente permanecen en servicio.
Un punto de venta automático tiene, sin embargo, una ventaja frente a una cafetería tradicional: cada venta pasa por la máquina, así que puede contabilizarse. No tiene que adivinar qué funciona. Eso sí, debe mirar las cifras adecuadas, y hacerlo con regularidad.
El objetivo no es acumular estadísticas. Se trata de responder cada mes a tres preguntas sencillas:
- ¿la máquina vende tanto como estaba previsto?
- ¿cada venta aporta lo que debería?
- ¿qué cuesta más de lo previsto?
Las ventas diarias, y sobre todo por hora
El primer indicador es el número de bebidas vendidas al día. Es el que más pesa en la rentabilidad, y el que más depende de la ubicación.
La media mensual no basta. Observe la distribución:
- por día de la semana: un lugar de oficinas vende sobre todo entre semana, un centro comercial los sábados;
- por hora: los picos de la mañana, de la pausa del mediodía o de la salida de clases indican cuándo pasa su público;
- por mes: el tiempo, las vacaciones y los eventos del lugar hacen variar la afluencia.
Estas curvas sirven para actuar. Un pico muy marcado a una hora concreta indica un momento en el que la máquina no debe quedarse vacía ni averiarse. Los días enteros muy tranquilos pueden justificar una conversación con el local sobre la visibilidad de la máquina o su lugar dentro del edificio. Los criterios para juzgar un lugar se detallan en nuestro artículo sobre la elección de la ubicación.
El ticket medio y el peso de cada bebida
El segundo indicador es el importe medio de una venta. Sube cuando los clientes eligen bebidas más elaboradas, más grandes o añaden una opción.
Siga también la proporción de cada bebida en las ventas. Verá enseguida que una pequeña parte de la carta concentra la mayor parte del volumen. Esto no es un problema en sí mismo, pero plantea dos preguntas:
- ¿las bebidas que más se venden son también las que más margen dejan?
- ¿las bebidas que casi no se venden merecen su lugar en la pantalla?
Retirar una bebida poco pedida simplifica el reaprovisionamiento y destaca las que importan. Añadir una bebida de temporada, en cambio, puede reavivar el interés de los clientes habituales. Nuestro artículo sobre la carta de un robot de café explica cómo componerla y hacerla evolucionar.
El coste de materia prima por bebida
El margen de una venta es su precio sin impuestos menos lo que consume: café, leche, sirope, vaso, tapa. Este coste de materia prima varía de una bebida a otra y cambia con los precios de sus suministros.
Calcúlelo al menos una vez para cada bebida de la carta, y vuelva a calcularlo cada vez que cambie el precio de compra. Compare después dos cifras:
- la cantidad de suministros que ha comprado en el mes;
- la cantidad que sus ventas deberían haber consumido.
Una diferencia importante indica algo más que una simple subida de precios: un ajuste dosificación que revisar, pérdidas en el reaprovisionamiento, productos caducados que se tiran. Ahí se esconde a menudo una parte del margen perdido.
La disponibilidad: las horas en que la máquina no vende
Una máquina averiada, o sin vasos o sin leche, no vende nada. Y estas horas perdidas caen a menudo en el peor momento, en los picos, cuando el consumo es mayor.
Anote cada mes:
- el número de paradas y su duración;
- su causa: avería, rotura de un ingrediente, problema de pago, corte de suministro en el local;
- el tiempo transcurrido entre la alerta y la puesta de nuevo en servicio.
Si las roturas se repiten, la frecuencia de paso para reaprovisionar es demasiado baja para el volumen de ventas. Si se repiten las averías, es un asunto que tratar con el servicio postventa. Nuestro artículo sobre los riesgos de una máquina expendedora de café trata este apartado, que a menudo se subestima antes de invertir.
Los costes fijos repartidos entre las ventas
Algunos gastos no dependen del número de bebidas vendidas: la comisión pagada al local si es fija, el seguro, el contrato de mantenimiento, la conexión y el tiempo que usted dedica al reaprovisionamiento.
Repártalos cada mes entre el número de bebidas vendidas. Esta cifra le muestra cuánto debe devolver primero cada bebida antes de generar un margen real. Baja cuando las ventas suben, y le indica a partir de qué volumen la máquina cubre sus gastos.
Si la comisión es un porcentaje de las ventas, sigue a su facturación: inclúyala entonces en el cálculo del margen de cada bebida. Las distintas fórmulas y su efecto en la rentabilidad se explican en nuestro artículo sobre el contrato de ubicación.
Comparar cada mes con su previsión inicial
Antes de invertir, usted elaboró una previsión: ventas diarias, precio medio, coste de materia prima, gastos. Esa tabla de partida se convierte en su punto de referencia.
Cada mes, ponga lo previsto y lo real uno al lado del otro. La diferencia le indica dónde actuar:
- ventas por debajo: ubicación, visibilidad, horario de apertura del local, disponibilidad de la máquina;
- ticket medio por debajo: carta, precios, promoción de las bebidas;
- coste de materia prima por encima: precio de compra, dosificación, pérdidas;
- gastos por encima: contrato, consumo eléctrico, intervenciones.
Los primeros meses suelen servir de periodo de rodaje, el tiempo necesario para que se consoliden los hábitos del local. Juzgue una tendencia a lo largo de varios meses y no por una sola semana. El método para elaborar esta previsión se detalla en nuestro artículo sobre el cálculo del margen y del retorno de la inversión, y las referencias numéricas están en la página de inversión.
Lo que conviene verificar antes de comprar
Para seguir estos indicadores sin dedicarles sus tardes, la cuestión de los datos se plantea ya al elegir la máquina. Antes de invertir, pregunte:
- qué datos registra la máquina: ventas por bebida, por hora, por medio de pago;
- si puede consultarlos a distancia o solo en el propio equipo;
- si puede exportarlos a una hoja de cálculo;
- si la máquina le avisa de una avería o de una rotura, y cómo;
- si puede cambiar un precio o retirar una bebida por sí mismo.
Estas respuestas pesan tanto como el precio de compra: una máquina que se gestiona bien rinde más que una máquina que se descubre en cada visita.
Una cita de una hora al mes
El seguimiento no exige una organización pesada. A menudo basta una hora al mes: anotar las ventas, recalcular el margen por bebida, registrar las paradas, comparar con la previsión y decidir una o dos acciones para el mes siguiente. Un ajuste de la carta, un reaprovisionamiento desplazado o una conversación con el local.
Con los meses, este panel de control se convierte también en un argumento: frente al local que le acoge cuando quiera renegociar, frente a su banco para financiar una segunda máquina, o para decidir si conviene añadir un robot de helados junto al café, como explicamos en este artículo.
Si quiere ver cómo se presentan los datos de un robot de café o preparar su propia previsión, no dude en contactar con nosotros.
