Dashboard eines Kaffeeroboters: Die Kennzahlen, die die Marge voranbringen

Die Rentabilität eines Kaffeeroboters entscheidet sich nicht am Tag der Installation, sondern danach. Sobald die Maschine steht, sagen Ihnen einige Kennzahlen, die Sie jeden Monat auf einem einfachen Dashboard verfolgen, woher Ihre Marge kommt, was sie bremst und was Sie korrigieren können. Hier sind die Zahlen, auf die Sie achten sollten, in welcher Reihenfolge, und die Fragen, die Sie vor dem Kauf klären sollten, damit Sie sie später auch verfolgen können.

Warum man Zahlen auf einer Maschine verfolgen sollte, die von selbst läuft

Ein Kaffeeroboter verkauft ohne Personal, aber er steuert sich nicht von selbst. Zwei identische Maschinen können sehr unterschiedliche Margen erzielen, je nach Standort, Angebot, Preisen und der Zeit, in der sie tatsächlich in Betrieb sind.

Ein automatischer Verkaufspunkt hat jedoch einen Vorteil gegenüber einem klassischen Café: Jeder Verkauf läuft über die Maschine und kann deshalb gezählt werden. Sie müssen nicht raten, was funktioniert. Sie müssen nur die richtigen Zahlen ansehen, und zwar regelmäßig.

Ziel ist nicht, möglichst viele Statistiken anzuhäufen. Es geht darum, jeden Monat drei einfache Fragen zu beantworten:

• Verkauft die Maschine so viel wie geplant?
• Bringt jeder Verkauf das, was er bringen sollte?
• Was kostet mehr als erwartet?

Verkäufe pro Tag und vor allem pro Stunde

Die erste Kennzahl ist die Zahl der Getränke, die pro Tag verkauft werden. Sie wirkt am stärksten auf die Rentabilität und hängt am meisten vom Standort ab.

Der Monatsdurchschnitt reicht nicht aus. Schauen Sie sich die Verteilung an:

• nach Wochentag: Ein Bürostandort verkauft vor allem unter der Woche, ein Einkaufszentrum am Samstag;
• nach Uhrzeit: Die Spitzen am Morgen, in der Mittagspause oder beim Schulende zeigen, wann Ihr Publikum vorbeikommt;
• nach Monat: Wetter, Ferien und Veranstaltungen vor Ort lassen die Frequentierung schwanken.

Diese Kurven dienen dazu, zu handeln. Eine ausgeprägte Spitze zu einer bestimmten Uhrzeit zeigt einen Moment, in dem die Maschine auf keinen Fall leer oder defekt sein darf. Ganze Tage mit sehr wenig Umsatz können ein Gespräch mit dem Standort über die Sichtbarkeit der Maschine oder ihren Platz im Gebäude rechtfertigen. Die Kriterien zur Beurteilung eines Standorts beschreiben wir ausführlich in unserem Artikel über die Wahl des Standorts.

Der Durchschnittsbon und das Gewicht jedes Getränks

Die zweite Kennzahl ist der durchschnittliche Betrag einer Verkaufstransaktion. Er steigt, wenn Kunden aufwendigere Getränke, größere Portionen wählen oder eine Option hinzubuchen.

Verfolgen Sie außerdem den Anteil jedes Getränks am Umsatz. Sie werden schnell feststellen, dass ein kleiner Teil des Angebots den Großteil des Volumens ausmacht. Das ist an sich kein Problem, wirft aber zwei Fragen auf:

• Sind die meistverkauften Getränke auch diejenigen, die am meisten einbringen?
• Verdienen Getränke, die kaum verkauft werden, ihren Platz auf dem Display?

Ein wenig nachgefragtes Getränk zu entfernen vereinfacht das Nachfüllen und hebt die wichtigen Getränke hervor. Ein saisonales Getränk hinzuzufügen kann dagegen das Interesse der Stammkunden neu beleben. Unser Artikel über das Menü eines Kaffeeroboters erklärt, wie Sie das Angebot zusammenstellen und weiterentwickeln.

Die Materialkosten pro Getränk

Die Marge eines Verkaufs ist sein Preis netto abzüglich dessen, was er verbraucht: Kaffee, Milch, Sirup, Becher, Deckel. Diese Materialkosten unterscheiden sich von Getränk zu Getränk und verändern sich mit den Einkaufspreisen Ihrer Verbrauchsmaterialien.

Berechnen Sie sie mindestens einmal für jedes Getränk des Angebots und dann erneut bei jeder Änderung der Einkaufspreise. Vergleichen Sie anschließend zwei Werte:

• die Menge an Verbrauchsmaterial, die Sie im Monat eingekauft haben;
• die Menge, die Ihre Verkäufe hätten verbrauchen müssen.

Eine große Abweichung deutet auf mehr hin als eine bloße Preiserhöhung: eine Dosierung, die nachjustiert werden muss, Verluste beim Nachfüllen, abgelaufene Produkte, die weggeworfen wurden. Hier verbirgt sich oft ein Teil der verlorenen Marge.

Verfügbarkeit: Die Stunden, in denen die Maschine nicht verkauft

Eine Maschine, die defekt ist oder keine Becher oder Milch mehr hat, verkauft nichts. Und diese verlorenen Stunden fallen oft in die ungünstigsten Momente, nämlich in die Spitzenzeiten, wenn die Nachfrage am höchsten ist.

Notieren Sie jeden Monat:

• die Anzahl der Stillstände und ihre Dauer;
• ihre Ursache: Defekt, Engpass bei einer Zutat, Zahlungsproblem, Stromausfall am Standort;
• die Zeit zwischen der Meldung und der Wiederinbetriebnahme.

Wenn Engpässe immer wieder auftreten, ist der Nachfüll-Rhythmus zu locker für das Verkaufsvolumen. Wenn Defekte wiederkehren, ist das ein Thema für den Kundendienst. Unser Artikel über die Risiken eines Kaffeeautomaten geht auf diesen Posten ein, der beim Investieren oft unterschätzt wird.

Die Fixkosten, bezogen auf die Verkäufe

Manche Kosten hängen nicht von der Zahl der verkauften Getränke ab: die Vergütung an den Standort, falls sie fix ist, die Versicherung, der Wartungsvertrag, der Internetanschluss, die Zeit, die Sie fürs Nachfüllen aufwenden.

Setzen Sie diese Kosten jeden Monat ins Verhältnis zur Zahl der verkauften Getränke. Diese Kennzahl zeigt Ihnen, wie viel jedes Getränk zunächst zurückzahlen muss, bevor eine echte Marge entsteht. Sie sinkt, wenn die Verkäufe steigen, und sie sagt Ihnen, ab welchem Volumen die Maschine ihre Kosten deckt.

Ist die Vergütung ein Anteil am Umsatz, folgt sie Ihrem Umsatz: Berücksichtigen Sie sie dann in der Berechnung der Marge jedes Getränks. Die verschiedenen Modelle und ihre Auswirkung auf die Rentabilität erklären wir in unserem Artikel über den Standortvertrag.

Jeden Monat mit Ihrer Anfangsprognose vergleichen

Vor der Investition haben Sie eine Prognose erstellt: Verkäufe pro Tag, Durchschnittspreis, Materialkosten, Kosten. Diese Ausgangstabelle wird Ihr Referenzpunkt.

Stellen Sie jeden Monat Soll und Ist nebeneinander. Die Abweichung zeigt Ihnen, wo Sie handeln müssen:

• Verkäufe unter Plan: Standort, Sichtbarkeit, Öffnungszeiten des Standorts, Verfügbarkeit der Maschine;
• Durchschnittsbon unter Plan: Angebot, Preise, Hervorhebung der Getränke;
• Materialkosten über Plan: Einkaufspreise, Dosierung, Verluste;
• Kosten über Plan: Vertrag, Stromverbrauch, Eingriffe.

Die ersten Monate dienen oft als Einarbeitungszeit, bis sich die Gewohnheiten vor Ort eingespielt haben. Beurteilen Sie einen Trend über mehrere Monate statt über eine einzelne Woche. Die Methode zur Erstellung dieser Prognose beschreiben wir ausführlich in unserem Artikel über die Berechnung von Marge und Amortisation, und die wichtigsten Richtwerte finden Sie auf der Seite zur Investition.

Was Sie vor dem Kauf prüfen sollten

Damit Sie diese Kennzahlen verfolgen können, ohne Ihre Abende damit zu verbringen, stellt sich die Frage nach den Daten schon bei der Wahl der Maschine. Fragen Sie vor der Investition:

• Welche Daten zeichnet die Maschine auf: Verkäufe pro Getränk, pro Stunde, pro Zahlungsart?
• Können Sie diese Daten aus der Ferne abrufen oder nur vor Ort?
• Können Sie sie in eine Tabellenkalkulation exportieren?
• Warnt Sie die Maschine bei einem Defekt oder einem Engpass, und wie?
• Können Sie einen Preis selbst ändern oder ein Getränk selbst aus dem Angebot nehmen?

Diese Antworten zählen genauso viel wie der Anschaffungspreis: Eine Maschine, die Sie gut steuern können, bringt mehr als eine Maschine, die Sie bei jedem Besuch neu entdecken.

Ein Termin von einer Stunde im Monat

Die Nachverfolgung erfordert keinen großen Aufwand. Oft genügt eine Stunde im Monat: Verkäufe erfassen, die Marge je Getränk neu berechnen, Stillstände notieren, mit der Prognose vergleichen und ein bis zwei Maßnahmen für den nächsten Monat festlegen. Eine Anpassung des Angebots, ein verschobener Nachfüll-Termin oder ein Gespräch mit dem Standort.

Mit der Zeit wird dieses Dashboard auch zu einem Argument: gegenüber dem Standort, der Sie beherbergt, wenn Sie neu verhandeln, gegenüber Ihrer Bank, wenn Sie eine zweite Maschine finanzieren, oder um zu beurteilen, ob es sinnvoll ist, neben dem Kaffee einen Eisroboter anzubieten, wie wir in diesem Artikel erklären.

Wenn Sie sehen möchten, wie die Daten eines Kaffeeroboters aussehen oder Ihre eigene Prognose vorbereiten möchten, kontaktieren Sie uns einfach.