La redditività di un robot caffè non si decide il giorno dell'installazione: è lì che comincia a giocarsi. Una volta che la macchina è in funzione, alcuni indicatori seguiti ogni mese su un semplice cruscotto vi dicono da dove viene il margine, cosa lo frena e cosa potete correggere. Ecco i numeri da guardare, in quale ordine, e le domande da porre prima di acquistare per poterli seguire.
Perché misurare una macchina che funziona da sola
Un robot caffè vende senza personale, ma non si gestisce da solo. Due macchine identiche possono generare margini molto diversi a seconda della postazione, della proposta di bevande, dei prezzi e del tempo in cui restano effettivamente in servizio.
Un punto vendita automatico ha però un vantaggio rispetto a un bar tradizionale: ogni vendita passa dalla macchina, quindi può essere contata. Non dovete indovinare cosa funziona. Bisogna però guardare i dati giusti, e guardarli con regolarità.
L'obiettivo non è accumulare statistiche. Si tratta di rispondere ogni mese a tre domande semplici:
- la macchina vende quanto previsto?
- ogni vendita rende ciò che dovrebbe?
- cosa costa più del previsto?
Le vendite giornaliere, e soprattutto quelle per fascia oraria
Il primo indicatore è il numero di bevande vendute al giorno. È quello che pesa di più sulla redditività, ed è anche quello che dipende di più dalla postazione.
La media mensile non basta. Guardate la distribuzione:
- per giorno della settimana: un luogo di uffici vende soprattutto in settimana, un centro commerciale il sabato;
- per fascia oraria: i picchi del mattino, della pausa pranzo o dell'uscita dalle scuole indicano quando passa il vostro pubblico;
- per mese: il meteo, le vacanze e gli eventi del luogo fanno variare la frequentazione.
Queste curve servono ad agire. Un picco molto marcato a un'ora precisa segnala un momento in cui la macchina non deve assolutamente essere vuota o guasta. Intere giornate molto tranquille possono giustificare un confronto con il gestore del luogo sulla visibilità della macchina o sulla sua collocazione nell'edificio. I criteri per valutare un luogo sono illustrati nel nostro articolo sulla scelta della postazione.
Lo scontrino medio e il peso di ogni bevanda
Il secondo indicatore è l'importo medio di una vendita. Sale quando i clienti scelgono bevande più elaborate, più grandi, o aggiungono un'opzione.
Seguite anche la quota di ogni bevanda sulle vendite. Vedrete presto che una piccola parte della carta fa la maggior parte del volume. Non è un problema in sé, ma pone due domande:
- le bevande che si vendono di più sono anche quelle che rendono di più?
- le bevande che quasi non si vendono meritano ancora il loro posto sullo schermo?
Togliere una bevanda poco richiesta semplifica il rifornimento e mette in evidenza quelle che contano. Aggiungere una bevanda di stagione può invece riaccendere l'interesse dei clienti abituali. Il nostro articolo sul menu di un robot caffè spiega come comporre la carta e farla evolvere.
Il costo della materia prima per bevanda
Il margine di una vendita è il suo prezzo al netto dell'IVA meno ciò che consuma: caffè, latte, sciroppo, bicchiere, coperchio. Questo costo varia da una bevanda all'altra e si muove con i prezzi dei vostri materiali.
Calcolatelo almeno una volta per ogni bevanda della carta, poi ricalcolatelo ad ogni variazione del prezzo d'acquisto. Confrontate poi due cifre:
- la quantità di materiali che avete acquistato nel mese;
- la quantità che le vostre vendite avrebbero dovuto consumare.
Uno scarto importante segnala qualcos'altro che un semplice aumento dei prezzi: una regolazione dei dosaggi da verificare, perdite durante il rifornimento, prodotti scaduti e buttati. È spesso lì che si nasconde una parte del margine perso.
La disponibilità: le ore in cui la macchina non vende
Una macchina guasta, o senza bicchieri o latte, non vende nulla. E queste ore perse cadono spesso nel momento peggiore, durante i picchi, quando la domanda è più forte.
Annotate ogni mese:
- il numero di fermi e la loro durata;
- la loro causa: guasto, esaurimento di un ingrediente, problema di pagamento, interruzione di corrente nel luogo;
- il tempo tra la segnalazione e la rimessa in servizio.
Se le rotture si ripetono, il ritmo dei passaggi per il rifornimento è troppo lento per il volume di vendite. Se a ripetersi sono i guasti, è un tema da affrontare con l'assistenza post-vendita. Il nostro articolo sui rischi di un distributore automatico di caffè approfondisce questa voce, spesso sottovalutata al momento dell'investimento.
I costi fissi rapportati alle vendite
Alcuni costi non dipendono dal numero di bevande vendute: la royalty versata al luogo se è fissa, l'assicurazione, il contratto di manutenzione, la connessione, il tempo che dedicate al rifornimento.
Rapportateli ogni mese al numero di bevande vendute. Questa cifra vi mostra quanto ogni bevanda deve prima rimborsare dei costi, prima di generare un margine reale. Scende quando le vendite salgono, e vi indica da quale volume la macchina copre le sue spese.
Se la royalty è una percentuale delle vendite, segue il vostro fatturato: integratela allora nel calcolo del margine di ogni bevanda. Le diverse formule e il loro effetto sulla redditività sono spiegati nel nostro articolo sul contratto di postazione.
Confrontare ogni mese con la previsione iniziale
Prima di investire, avete costruito una previsione: vendite al giorno, prezzo medio, costo della materia prima, costi. Questo quadro di partenza diventa il vostro punto di riferimento.
Ogni mese, affiancate il previsto e il reale. Lo scarto vi indica dove intervenire:
- vendite sotto la previsione: postazione, visibilità, orari di apertura del luogo, disponibilità della macchina;
- scontrino medio sotto la previsione: carta, prezzi, messa in evidenza delle bevande;
- costo della materia prima sopra la previsione: prezzi d'acquisto, dosaggio, sprechi;
- costi sopra la previsione: contratto, consumo elettrico, interventi.
I primi mesi servono spesso da periodo di rodaggio: il tempo che le abitudini del luogo si consolidino. Giudicate una tendenza su più mesi piuttosto che su una sola settimana. Il metodo per costruire questa previsione è illustrato nel nostro articolo sul calcolo del margine e del ritorno sull'investimento, mentre i riferimenti numerici sono nella pagina investimento.
Cosa verificare prima di acquistare
Per seguire questi indicatori senza sacrificare le vostre serate, la questione dei dati si pone già al momento della scelta della macchina. Prima di investire, chiedete:
- quali dati registra la macchina: vendite per bevanda, per fascia oraria, per mezzo di pagamento;
- se potete consultarli a distanza o solo sul posto;
- se potete esportarli in un foglio di calcolo;
- se la macchina vi avvisa di un guasto o di un esaurimento, e in che modo;
- se potete cambiare un prezzo o togliere una bevanda da soli.
Queste risposte contano quanto il prezzo d'acquisto: una macchina che si gestisce bene rende più di una macchina che si scopre ad ogni passaggio.
Un appuntamento di un'ora al mese
Il monitoraggio non richiede un'organizzazione pesante. Un'ora al mese spesso basta: rilevare le vendite, ricalcolare il margine per bevanda, annotare i fermi, confrontare con la previsione e decidere una o due azioni per il mese successivo. Un ritocco alla carta, un passaggio di rifornimento anticipato o una discussione con il luogo.
Col passare dei mesi, questo cruscotto diventa anche un argomento: di fronte al luogo che vi ospita quando si rinegozia, di fronte alla banca per finanziare una seconda macchina, oppure per valutare se sia utile affiancare al caffè un robot gelato, come spieghiamo in questo articolo.
Se volete vedere come si presentano i dati di un robot caffè o preparare la vostra previsione, non esitate a contattarci.
