La rentabilidad de un robot de café se calcula antes de comprarlo, con cuatro cifras: lo que la máquina factura sin impuestos, lo que cuesta cada bebida vendida, los costes fijos del mes y, después, el número de ventas necesario para cubrirlos. De ahí se obtienen el margen mensual y el plazo de retorno de la inversión. Esta guía detalla cada paso, los errores que falsean el cálculo y cómo rehacerlo para su propio emplazamiento.
Las cifras de ROBOKAFÉ (precio de la máquina, hipótesis de venta, escenarios de margen) no se copian aquí: se mantienen al día en la página de inversión, cuyo simulador aplica exactamente este método.
Lo que significa «rentable» para un robot de café
Tres cifras se confunden a menudo, y no responden a la misma pregunta.
- El margen por venta: el precio sin impuestos de una bebida, menos lo que cuesta prepararla y cobrarla. Indica si el precio de venta está bien ajustado.
- El margen mensual: la suma de los márgenes por venta del mes, menos los costes fijos. Es la cifra que muestra el simulador, y la que dice si la máquina cubre sus gastos.
- Lo que le queda: el margen mensual después de impuestos y cotizaciones. Depende de su estatuto y de la amortización de la máquina, temas tratados en nuestro artículo sobre la fiscalidad de un robot de café.
Este artículo se detiene en el margen mensual antes de impuestos y después en el retorno de la inversión: es la base que presentará a su banco o a su asesor contable.
Paso 1: la facturación sin impuestos
Facturación sin IVA = precio de venta con IVA ÷ (1 + tipo de IVA) × número de ventas.
El precio que aparece en la pantalla del robot incluye todos los impuestos. El IVA cobrado no le pertenece: lo devuelve al Estado. Razone, por tanto, siempre sin impuestos, o el margen parecerá más amplio de lo que es. El tipo depende del producto y de la forma en que se consume; el simulador indica el que retiene en sus hipótesis, que debe confirmar su asesor contable.
El precio que hay que tener en cuenta no es el de la bebida más barata, sino el precio medio realmente pagado: un espresso, una bebida con leche y una bebida fría no dejan la misma cantidad. Ese precio medio depende de la carta que ofrezca, tema de nuestro artículo sobre la carta de un robot de café.
Paso 2: los costes variables, venta por venta
Cada bebida vendida consume algo. Son los costes variables, proporcionales al número de ventas:
- el café, la leche, el azúcar, los jarabes y las salsas;
- el vaso y su tapa;
- las comisiones de pago con tarjeta, según su proveedor.
Margen por venta = precio de venta sin IVA − costes variables de una venta.
El coste de los ingredientes depende de sus proveedores y de sus recetas: una bebida con leche cuesta más que un espresso. El simulador los estima como parte del precio de venta; en cuanto tenga los presupuestos de sus proveedores, rehaga el cálculo con sus propios costes. Las comisiones bancarias pesan más de lo que parece sobre importes pequeños; nuestro artículo sobre el terminal de pago de un robot de café explica cómo compararlas.
Paso 3: los costes fijos del mes
Caen cada mes, tanto si la máquina vende mucho como si vende poco:
- el emplazamiento: un alquiler fijo pagado al propietario del lugar;
- la asistencia, opcional, si la contrata;
- la conexión a internet, la electricidad y el seguro;
- los impuestos locales, como la CFE (impuesto local francés sobre la actividad) a partir del primer año, y los honorarios de su asesor contable.
Una retribución calculada como porcentaje de las ventas no es un coste fijo: se incluye con los costes variables, ya que sigue la facturación. Es una de las decisiones que más cambian el cálculo, detallada en nuestro artículo sobre el contrato de emplazamiento. El simulador, por su parte, cuenta el emplazamiento como un alquiler mensual que usted paga directamente.
Paso 4: el umbral de rentabilidad y el margen mensual
Umbral de rentabilidad (ventas al día) = costes fijos del mes ÷ (margen por venta × días de apertura del mes).
El umbral de rentabilidad es el número de ventas diarias a partir del cual la máquina cubre sus costes fijos. Por debajo, cada mes cuesta dinero; por encima, cada venta adicional aporta su margen completo.
Margen mensual = margen por venta × ventas diarias × días de apertura − costes fijos del mes.
Cuente los días de apertura del lugar, no los de la máquina. Un robot puede vender de día y de noche, pero un edificio de oficinas cierra el fin de semana y un centro comercial por la noche. Compare después el umbral con el paso de gente que haya observado in situ: un lugar que debe convertir ya una buena parte de su flujo para alcanzar el umbral deja poco margen de error. Los criterios para juzgar ese flujo están en nuestro artículo sobre la elección del emplazamiento.
El retorno de la inversión
Plazo de retorno (en meses) = precio de compra de la máquina sin IVA ÷ margen mensual.
Es el tiempo necesario para que el margen reembolse la compra, antes de impuestos. Si la máquina se financia con un préstamo o un leasing, añada el coste de la financiación a los costes fijos del mes. La página de inversión indica a partir de cuántas ventas diarias la máquina se amortiza en el plazo que buscamos, y el simulador da el plazo de retorno para cada uno de sus escenarios.
Tenga presente que estos plazos son proyecciones: ninguna máquina está todavía explotada por un cliente de ROBOKAFÉ, y solo el paso real por el lugar decide las ventas.
Calcular tres escenarios en lugar de uno
Un único cálculo da una impresión de precisión que no existe. Haga tres:
- Prudente: el número de ventas que está casi seguro de alcanzar, incluidos los meses flojos.
- Esperado: lo que el paso observado permite esperar.
- Favorable: lo que ocurre si el lugar cumple sus promesas.
El proyecto es sólido si el escenario prudente se mantiene por encima del umbral de rentabilidad. Si solo resulta rentable en el escenario favorable, busque otro emplazamiento o una retribución más baja. El simulador de la página de inversión presenta sus propios niveles según el mismo principio.
Calcule también a 12 meses, y no sobre un mes tipo: las ventas siguen el calendario del lugar (vacaciones, fiestas, temporada). Nuestro artículo sobre los riesgos de invertir en una máquina expendedora de café muestra cómo tenerlo en cuenta.
Qué hace variar el margen
Por orden de importancia:
- El número de ventas diarias, es decir, el lugar. Ningún ajuste compensa un emplazamiento sin paso de gente.
- El precio de venta, que usted fija desde la aplicación de gestión.
- El coste del emplazamiento, fijo o proporcional, que usted negocia.
- El coste de los ingredientes, que depende de sus proveedores y de sus recetas.
- La disponibilidad de la máquina: una rotura de stock o una avería que pasa desapercibida es un día sin ventas, mientras los gastos siguen corriendo.
Una vez en servicio, estas mismas líneas se siguen cada mes: nuestro artículo sobre el panel de control de un robot de café enumera los indicadores que hay que vigilar.
Los errores que falsean el cálculo
- Calcular con IVA incluido. El IVA no es suyo; contarlo infla el margen.
- Tomar el precio más bajo como precio medio, o al contrario, el más alto.
- Contar todos los días del mes en un lugar que cierra el fin de semana o en verano.
- Olvidar los pequeños gastos: comisiones de tarjeta, seguro, conexión, impuestos locales.
- Basar la previsión en un mes punta y multiplicarla después por 12.
- Olvidar su propio tiempo: el reaprovisionamiento y la limpieza requieren poco tiempo, pero si el lugar está lejos de su casa, los desplazamientos también cuentan.
- Confundir margen y tesorería: la máquina se paga en el momento de la compra, o al ritmo de la financiación, mientras que se amortiza durante varios años.
Hacer el cálculo para su emplazamiento
El método se resume en cuatro pasos, y solo vale por las cifras que se introduzcan. Empiece por el simulador de la página de inversión: ajuste el número de ventas diarias, el precio medio y el coste de su emplazamiento, y compare sus escenarios. Después rehaga el cálculo con los presupuestos reales de sus proveedores y la retribución negociada.
Para conocer la máquina, vea la página del robot de café. Si tiene un lugar en mente, descríbanoslo: rehacemos el cálculo con usted, con sus hipótesis, y le decimos qué queda por verificar.
