Een koffierobot berekent u vóór de aankoop, met vier regels: wat de machine excl. btw opbrengt, wat elke verkochte drank kost, de vaste kosten van de maand, en daarna het aantal verkopen dat nodig is om die te dekken. Daaruit volgen de maandelijkse marge en de terugverdientijd. Deze gids behandelt elke stap, de fouten die de berekening scheeftrekken, en hoe u ze opnieuw maakt voor uw eigen locatie.
De cijfers van ROBOKAFÉ (prijs van de machine, verkoophypothesen, margescenario's) worden hier niet overgenomen: ze worden bijgehouden op de pagina investering, waarvan de simulator precies deze methode toepast.
Wat « rendabel » betekent voor een koffierobot
Drie cijfers worden vaak verward, en ze beantwoorden niet dezelfde vraag.
- De marge per verkoop: de prijs excl. btw van een drank, min wat het kost om ze te bereiden en te innen. Ze toont of de verkoopprijs goed is ingesteld.
- De maandelijkse marge: de som van de marges per verkoop van de maand, min de vaste kosten. Dat is het cijfer dat de simulator toont, en dat zegt of de machine haar kosten dekt.
- Wat u overhoudt: de maandelijkse marge na belasting en sociale bijdragen. Die hangt af van uw rechtsvorm en van de afschrijving van de machine, behandeld in ons artikel over de fiscaliteit van een koffierobot.
Dit artikel stopt bij de maandelijkse marge vóór belasting, en daarna bij de terugverdientijd: dat is de basis die u aan uw bank of uw boekhouder voorlegt.
Stap 1: de omzet excl. btw
Omzet excl. btw = verkoopprijs incl. btw ÷ (1 + btw-tarief) × aantal verkopen.
De prijs op het scherm van de robot is inclusief alle belastingen. De geïnde btw komt u niet toe: u draagt ze af aan de staat. Reken daarom altijd excl. btw, anders lijkt de marge groter dan ze is. Het tarief hangt af van het product en van de manier waarop het wordt geconsumeerd; de simulator vermeldt het tarief dat hij in zijn hypothesen gebruikt, en u laat dat bevestigen door uw boekhouder.
Het bedrag dat u moet gebruiken is niet de goedkoopste drank, maar de gemiddelde prijs die werkelijk wordt betaald: een espresso, een melkdrank en een ijsdrank brengen niet hetzelfde op. Die gemiddelde prijs hangt af van het menu dat u aanbiedt, het onderwerp van ons artikel over het menu van een koffierobot.
Stap 2: de variabele kosten, verkoop per verkoop
Elke verkochte drank verbruikt iets. Dat zijn de variabele kosten, die evenredig zijn met het aantal verkopen:
- koffie, melk, suiker, siropen en sauzen;
- het bekertje en het deksel;
- de commissies op betalingen met kaart, volgens uw betalingsdienstverlener.
Marge per verkoop = verkoopprijs excl. btw − variabele kosten van één verkoop.
De kosten van de ingrediënten hangen af van uw leveranciers en uw recepten: een melkdrank kost meer dan een espresso. De simulator schat ze als deel van de verkoopprijs; zodra u de offertes van uw leveranciers hebt, herhaalt u de berekening met uw eigen kosten. Bankcommissies wegen bij een klein bedrag zwaarder dan men denkt: ons artikel over de betaalterminal van een koffierobot legt uit hoe u ze vergelijkt.
Stap 3: de vaste kosten van de maand
Ze vallen elke maand, of de machine veel of weinig verkoopt:
- de locatie: een vaste huur die aan de eigenaar van de plek wordt betaald;
- de ondersteuning, optioneel, als u daarop intekent;
- internet, elektriciteit en verzekering;
- de plaatselijke belastingen, zoals de CFE (de Franse bedrijfsbelasting op de vestiging) na het eerste jaar, en de honoraria van uw boekhouder.
Een vergoeding die als percentage van de verkopen wordt berekend, is geen vaste kost: ze hoort bij de variabele kosten, omdat ze de omzet volgt. Dat is een van de keuzes die de berekening het sterkst veranderen, uitgewerkt in ons artikel over het locatiecontract. De simulator daarentegen rekent de locatie als een maandhuur die u zelf betaalt.
Stap 4: het break-evenpunt en de maandelijkse marge
Break-evenpunt (verkopen per dag) = vaste kosten van de maand ÷ (marge per verkoop × openingsdagen in de maand).
Het break-evenpunt is het aantal verkopen per dag vanaf wanneer de machine haar vaste kosten dekt. Daaronder kost elke maand geld; daarboven voegt elke extra verkoop haar volledige marge toe.
Maandelijkse marge = marge per verkoop × verkopen per dag × openingsdagen − vaste kosten van de maand.
Tel de openingsdagen van de plek, niet die van de machine. Een robot kan dag en nacht verkopen, maar een kantoorgebouw is in het weekend gesloten en een winkelcentrum 's avonds. Vergelijk daarna het break-evenpunt met de passage die u ter plaatse hebt waargenomen: een plek die al een groot deel van haar passanten moet omzetten om het break-evenpunt te halen, laat weinig speelruimte. De criteria om die passantenstroom te beoordelen staan in ons artikel over de keuze van de locatie.
De terugverdientijd
Terugverdientijd (in maanden) = aankoopprijs van de machine excl. btw ÷ maandelijkse marge.
Dat is de tijd die de marge nodig heeft om de aankoop terug te betalen, vóór belasting. Wordt de machine gefinancierd met een lening of leasing, dan voegt u de kosten van de financiering toe aan de vaste kosten van de maand. De pagina investering geeft vanaf hoeveel verkopen per dag de machine wordt afgeschreven binnen de termijn die wij nastreven, en de simulator geeft de terugverdientijd voor elk van zijn scenario's.
Houd in gedachte dat deze termijnen projecties zijn: nog geen enkele machine wordt door een klant van ROBOKAFÉ geëxploiteerd, en alleen de werkelijke passage op de plek bepaalt de verkopen.
Drie scenario's berekenen, niet één
Eén enkele berekening geeft een schijn van precisie die niet bestaat. Maak er drie:
- Voorzichtig: het aantal verkopen dat u vrijwel zeker haalt, ook in de rustige maanden.
- Verwacht: wat de waargenomen passage laat hopen.
- Gunstig: wat er gebeurt als de locatie haar beloften waarmaakt.
Het project is solide als het voorzichtige scenario boven het break-evenpunt blijft. Wordt het pas rendabel in het gunstige scenario, zoek dan een andere locatie of een lagere vergoeding. De simulator op de pagina investering toont zijn eigen niveaus volgens hetzelfde principe.
Reken ook over twaalf maanden, niet over één gemiddelde maand: de verkopen volgen de kalender van de plek (vakanties, feestdagen, seizoen). Ons artikel over de risico's van een investering in een koffieautomaat laat zien hoe u daarmee rekening houdt.
Wat de marge doet schommelen
Op volgorde van belang:
- Het aantal verkopen per dag, dus de locatie. Geen enkele instelling compenseert een plek zonder passage.
- De verkoopprijs, die u zelf instelt in de beheerapp.
- De kosten van de locatie, vast of evenredig, die u onderhandelt.
- De kosten van de ingrediënten, die afhangen van uw leveranciers en recepten.
- De beschikbaarheid van de machine: een voorraadtekort of een storing die niet wordt opgemerkt, betekent een dag zonder verkoop, terwijl de kosten doorlopen.
Zodra de machine in dienst is, volgen diezelfde regels elkaar elke maand op: ons artikel over het dashboard van een koffierobot somt de indicatoren op die u moet volgen.
De fouten die de berekening scheeftrekken
- Rekenen in incl. btw. De btw is niet van u; ze meerekenen vergroot de marge.
- De laagste prijs als gemiddelde prijs nemen, of omgekeerd de hoogste.
- Alle dagen van de maand meetellen op een plek die in het weekend of in de zomer sluit.
- De kleine kosten vergeten: kaartcommissies, verzekering, internet, plaatselijke belastingen.
- De prognose baseren op een piekmaand en die vervolgens met twaalf vermenigvuldigen.
- Uw eigen tijd vergeten: bijvullen en schoonmaken vragen weinig tijd, maar als de plek ver van u ligt, tellen de reistijden ook mee.
- Marge en kasstroom verwarren: de machine wordt bij aankoop betaald, of in het ritme van de financiering, terwijl ze over meerdere jaren wordt afgeschreven.
Die berekening maken voor uw locatie
De methode bestaat uit vier stappen en heeft alleen waarde door de cijfers die u erin stopt. Begin met de simulator op de pagina investering: stel het aantal verkopen per dag, de gemiddelde prijs en de kosten van uw locatie in, en vergelijk de scenario's. Herhaal de berekening daarna met de werkelijke offertes van uw leveranciers en de onderhandelde vergoeding.
Om de machine te leren kennen, zie de pagina van de koffierobot. Hebt u een locatie op het oog, beschrijf ze voor ons: wij maken de berekening samen met u, op uw uitgangspunten, en vertellen u wat nog moet worden nagegaan.
