En una máquina de café, nadie atiende la caja: el terminal de pago es el único que cobra. Si rechaza una tarjeta, pierde la conexión o se avería, la venta se pierde, a menudo sin que usted lo note. Su elección y su seguimiento pesan, por tanto, directamente en el margen y en la rentabilidad de la máquina, igual que la ubicación o los productos. Estos son los puntos que conviene revisar antes de invertir.
El terminal es la caja de un punto de venta sin vendedor
En una cafetería tradicional, cuando el datáfono deja de funcionar, el camarero propone pagar en efectivo o cobrar más tarde. Frente a un robot, el cliente no tiene a nadie con quien hablar. Lo intenta una segunda vez y luego se marcha.
Un café es una compra rápida y de poco importe. El cliente no esperará 10 minutos y comprará en otra parte. Una hora de avería en la pausa de la mañana, en una estación o en unas oficinas, cuesta más que un día de avería un domingo en un lugar desierto.
El margen de una máquina de café depende del número de bebidas vendidas, de la ubicación y de los productos ofrecidos. Las cifras de referencia (precios, margen por bebida, escenarios) están detalladas y actualizadas en la página de inversión. El pago no crea ventas, pero puede hacer perder muchas.
Los medios de pago que conviene aceptar
Cuantas más formas de pago tenga el cliente, menos ventas perderá. Los medios habituales son:
- la tarjeta bancaria sin contacto, que se ha convertido en el gesto más natural para un importe pequeño;
- el pago con teléfono o reloj, muy utilizado por una parte del público;
- la tarjeta bancaria con código, para importes más altos o para las tarjetas que lo exigen;
- el efectivo, que todavía esperan algunos clientes.
Cada medio de pago tiene sus limitaciones. El efectivo exige una recogida periódica, un recuento, devolver cambio y una atención especial al riesgo de robo, y un monedero es una pieza mecánica más que puede bloquearse. Los pagos con tarjeta o teléfono evitan estas manipulaciones, pero cobran una comisión por cada venta.
La elección correcta depende del lugar. Un campus, una estación, un gimnasio y un edificio de oficinas no tienen el mismo público ni los mismos hábitos. En una empresa, puede plantearse además la cuestión de una tarjeta de acceso o de un medio de pago interno: hay que estudiarlo con el lugar y con el proveedor de pagos.
La conexión, el punto débil que se olvida
En la mayoría de los pagos con tarjeta, el terminal debe comunicarse con el banco en unos segundos. Sin conexión, rechaza los pagos o los pone en espera según su configuración, y el cliente se va sin bebida.
Existen en general tres soluciones: la red móvil, el wifi del lugar o un cable de red. Cada una tiene sus riesgos:
- la red móvil funciona mal en un sótano, un aparcamiento, un centro comercial muy cerrado o ciertas zonas de estación;
- el wifi del lugar depende de un tercero: una contraseña cambiada, un router reiniciado o un corte nocturno bastan para detener las ventas;
- un cable de red es más fiable, pero hace falta una toma disponible justo donde está la máquina.
Pruebe la señal en el emplazamiento previsto antes de firmar, a varias horas del día. Si la máquina depende de la red o de la electricidad del lugar, indíquelo en el contrato: el artículo sobre el contrato de emplazamiento de una máquina de café detalla las cláusulas que conviene negociar.
Comisiones y gastos: lo que se descuenta de cada venta
Cada pago con tarjeta tiene un coste. Según el proveedor, puede incluir una comisión por transacción (en porcentaje, en importe fijo o ambos), una cuota mensual y gastos ligados al propio terminal.
En un importe pequeño, un gasto fijo por transacción pesa proporcionalmente más que en una compra grande. Compare, por tanto, las ofertas sobre su ticket medio real, y no sobre un ejemplo de 50 €. Dos ofertas que parecen parecidas pueden suponer una diferencia notable en miles de cafés al año.
Mire también el plazo de abono de los cobros en su cuenta: afecta a su tesorería, sobre todo al principio. Todos estos gastos entran en el cálculo del margen, como explica el artículo sobre la rentabilidad de una máquina de café y el cálculo del margen.
Averías e interrupciones: detectarlas antes que sus clientes
Un terminal puede descontrolarse de muchas maneras: se desconecta, su lector sin contacto deja de responder, una actualización se bloquea, su pantalla se congela o rechaza pagos en serie por una incidencia del proveedor.
La avería más costosa es la que no se ve. Una máquina que muestra sus bebidas con normalidad pero ya no cobra puede perder un día entero de ventas antes de que alguien se dé cuenta. Antes de invertir, haga estas preguntas:
- ¿le avisan a distancia cuando el terminal deja de funcionar o cuando los pagos fallan?
- ¿puede consultar el registro de transacciones en tiempo real?
- ¿quién interviene en caso de avería (el vendedor de la máquina, el proveedor de pagos, usted mismo) y en qué plazo?
- ¿hay una pieza de repuesto disponible con rapidez?
Aceptar dos medios de pago independientes también limita los daños: si uno falla, el otro sigue cobrando. El artículo sobre los riesgos de invertir en una máquina expendedora de café sitúa estas averías entre los demás riesgos que hay que anticipar.
Reembolsos: el cliente que ha pagado y no ha recibido su bebida
A veces un pago se acepta y la bebida no se sirve: producto agotado, incidencia en la preparación, vaso que falta. Lo importante entonces es cómo recupera el cliente su dinero.
Compruebe si el reembolso es automático o manual, qué contacto aparece en la máquina y en qué plazo se reembolsa al cliente. Un cliente mal reembolsado no vuelve y lo cuenta a su entorno o en internet. La información que debe mostrarse en la máquina forma parte de los puntos tratados en el artículo sobre la normativa de una máquina de café.
Las preguntas que conviene hacer antes de invertir
Antes de elegir una máquina y un proveedor de pagos, repase estas preguntas:
- ¿Qué medios de pago acepta la máquina y se pueden añadir otros?
- ¿El terminal viene incluido con la máquina o hay que contratarlo aparte, y con quién?
- ¿Qué conexión utiliza y la señal es suficiente en el emplazamiento previsto?
- ¿Cuánto cuestan las comisiones y los gastos fijos, calculados sobre su ticket medio?
- ¿Cómo se le avisa de una avería y quién la repara?
- ¿Cómo se reembolsa a un cliente cuando no se sirve su bebida?
- ¿Las ventas registradas por la máquina coinciden fácilmente con los cobros bancarios?
Este último punto suele pasarse por alto. Sin embargo, simplifica su contabilidad y su declaración de IVA, que se explican en el artículo sobre la fiscalidad de una máquina de café.
Seguir el pago en su panel de control
Una vez que la máquina está en servicio, el pago se controla como el resto. Cuatro indicadores bastan:
- la tasa de pagos rechazados o abandonados;
- el tiempo fuera de línea durante el mes;
- la proporción de cada medio de pago en las ventas;
- el total de comisiones y gastos, en relación con la facturación.
Una tasa de rechazos que sube o cortes repetidos a la misma hora suelen indicar un problema de conexión o de material, que hay que corregir antes de que cueste demasiado. El artículo sobre el panel de control de una máquina de café explica cómo integrar estas cifras en el seguimiento mensual del margen.
Un detalle técnico que pesa en el margen
El terminal de pago nunca hará vender un café más por sí solo. Pero si está mal elegido, mal conectado o mal vigilado, puede borrar una parte del margen de una buena ubicación. Comprobarlo antes de invertir requiere poco tiempo. Para conocer la máquina, vea la página de la máquina de café; para las cifras, la página de inversión.
Si desea revisar estos puntos para su proyecto, puede contactarnos: hablaremos de ello de forma sencilla y sin compromiso.
