Numa máquina de café, ninguém segura a caixa: o terminal de pagamento é o único a receber. Se recusa um cartão, perde a ligação ou avaria, a venda perde-se, muitas vezes sem que ninguém o note. A sua escolha e o seu acompanhamento pesam, portanto, diretamente na margem e na rentabilidade da máquina, tal como o local ou os produtos. Eis o que convém verificar antes de investir.
O terminal é a caixa de um ponto de venda sem vendedor
Num café clássico, quando o terminal de cartão deixa de funcionar, o empregado propõe pagar em dinheiro ou pagar mais tarde. Diante de um robô, o cliente não tem ninguém com quem falar. Tenta uma segunda vez e depois vai embora.
A compra de um café é rápida e de valor baixo. O cliente não esperará dez minutos e irá buscar o café noutro lado. Uma hora de avaria no momento da pausa da manhã, numa estação ou em escritórios, custa mais do que um dia de avaria num domingo, num local deserto.
A margem de uma máquina de café depende do número de bebidas vendidas, do local e dos produtos propostos. Os números de referência (preço, margem por bebida, cenários) estão detalhados e atualizados na página de investimento. O pagamento não cria vendas, mas pode fazer perder muitas.
Os meios de pagamento a aceitar
Quanto mais formas de pagar o cliente tiver, menos vendas se perdem. Os meios mais correntes são:
- o cartão bancário sem contacto, que se tornou o gesto mais natural para um valor pequeno;
- o pagamento por telefone ou relógio, muito utilizado por uma parte do público;
- o cartão bancário com código, para valores mais elevados ou para os cartões que o exigem;
- o dinheiro, ainda esperado por alguns clientes.
Cada meio de pagamento tem as suas exigências. O dinheiro obriga a uma recolha regular, a contagem, a troco e a uma atenção especial ao risco de roubo, e um moedeiro é uma peça mecânica a mais que pode bloquear. Os pagamentos por cartão ou telefone evitam estas manipulações, mas cobram uma comissão em cada venda.
A boa escolha depende do local. Um campus, uma estação, um ginásio e um edifício de escritórios não têm o mesmo público nem os mesmos hábitos. Numa empresa, pode também colocar-se a questão de um crachá ou de um meio de pagamento interno: convém estudá-la com o local e com o prestador de pagamentos.
A ligação, o ponto fraco que se esquece
Para a maioria dos pagamentos por cartão, o terminal tem de contactar o banco em poucos segundos. Sem ligação, recusa os pagamentos ou coloca-os em espera, conforme as definições, e o cliente vai-se embora sem bebida.
Existem, em geral, três soluções: a rede móvel, a Wi-Fi do local ou um cabo de rede. Cada uma tem os seus riscos:
- a rede móvel passa mal numa cave, num parque de estacionamento, num centro comercial muito fechado ou em certas zonas de estação;
- a Wi-Fi do local depende de um terceiro: uma palavra-passe alterada, uma box reiniciada ou uma interrupção à noite bastam para parar as vendas;
- um cabo de rede é mais fiável, mas é preciso que exista uma tomada no ponto exato onde está a máquina.
Teste o sinal no local previsto antes de assinar, em várias horas do dia. Se a máquina depender da rede ou da eletricidade do local, escreva-o no contrato: o artigo sobre o contrato de local para um robô de café descreve as cláusulas a negociar.
Comissões e encargos: o que se deduz em cada venda
Cada pagamento por cartão tem um custo. Consoante o prestador, pode incluir uma comissão por transação (em percentagem, em valor fixo ou ambas), uma mensalidade e encargos ligados ao próprio terminal.
Num valor pequeno, um encargo fixo por transação pesa proporcionalmente mais do que numa compra de valor elevado. Compare, portanto, as ofertas com o seu cabaz médio real, e não com um exemplo de 50 euros. Duas ofertas que parecem próximas podem dar uma diferença sensível em milhares de cafés por ano.
Verifique também o prazo de crédito das receitas na sua conta, porque afeta a tesouraria, sobretudo no arranque. Todos estes encargos entram no cálculo da margem, como explica o artigo sobre a rentabilidade de uma máquina de café e o cálculo da margem.
Avarias e perturbações: detetá-las antes dos clientes
Um terminal pode desregular-se de muitas formas: fica offline, o leitor sem contacto deixa de responder, uma atualização bloqueia, o ecrã congela ou recusa pagamentos em série devido a uma perturbação do prestador.
A avaria mais cara é a que não se vê. Uma máquina que mostra as bebidas normalmente mas já não recebe pagamentos pode perder um dia inteiro de vendas antes de alguém se aperceber. Antes de investir, faça estas perguntas:
- é avisado à distância quando o terminal deixa de funcionar ou quando os pagamentos falham?
- pode consultar o registo das transações em tempo real?
- quem intervém em caso de avaria (o vendedor da máquina, o prestador de pagamentos, o próprio) e em que prazo?
- há uma peça de substituição disponível rapidamente?
Aceitar dois meios de pagamento independentes também limita os danos: se um falhar, o outro continua a receber. O artigo sobre os riscos de um investimento num distribuidor automático de café enquadra estas avarias entre os outros riscos a antecipar.
Reembolsos: o cliente pago mas não servido
Acontece que um pagamento seja aceite e a bebida não seja servida: produto esgotado, incidente de preparação, copo em falta. O que conta então é a forma como o cliente recupera o seu dinheiro.
Verifique se o reembolso é automático ou manual, que contacto aparece na máquina e em que prazo o cliente é reembolsado. Um cliente mal reembolsado não volta e diz-o a outras pessoas, ou na internet. As informações a afixar na máquina fazem parte dos pontos tratados no artigo sobre a regulamentação de um robô de café.
As perguntas a fazer antes de investir
Antes de escolher uma máquina e um prestador de pagamentos, faça o ponto sobre estas questões:
- Que meios de pagamento aceita a máquina, e é possível acrescentar outros?
- O terminal é fornecido com a máquina ou deve ser subscrito à parte, e junto de quem?
- Que ligação utiliza e o sinal é suficiente no local previsto?
- Quanto custam as comissões e os encargos fixos, calculados sobre o seu cabaz médio?
- Como é avisado de uma avaria e quem a repara?
- Como é reembolsado um cliente quando a bebida não é servida?
- Os registos de vendas da máquina reconciliam-se facilmente com os recebimentos bancários?
Este último ponto é muitas vezes negligenciado. Simplifica, porém, a contabilidade e a declaração de IVA, apresentadas no artigo sobre a fiscalidade de um robô de café.
Acompanhar o pagamento no painel de controlo
Depois de a máquina entrar em serviço, o pagamento acompanha-se como o resto. Quatro indicadores bastam:
- a taxa de pagamentos recusados ou abandonados;
- o tempo passado offline no mês;
- a parte de cada meio de pagamento nas vendas;
- o total de comissões e encargos, em relação ao volume de negócios.
Uma taxa de recusa que sobe ou interrupções repetidas à mesma hora indicam muitas vezes um problema de ligação ou de equipamento, a corrigir antes de custar demasiado caro. O artigo sobre o painel de controlo de um robô de café explica como integrar estes números no acompanhamento mensal da margem.
Um detalhe técnico que pesa na margem
O terminal de pagamento nunca fará vender sozinho mais um café. Mas, se for mal escolhido, mal ligado ou mal acompanhado, pode apagar uma parte da margem de um bom local. Verificá-lo antes de investir leva pouco tempo. Para conhecer a máquina, veja a página do robô de café; para os números, a página de investimento.
Se quiser rever estes pontos para o seu projeto, pode contactar-nos: falaremos sobre isso de forma simples, sem compromisso.
